Les dossiers de connaissance client complets, avec une alerte avant chaque mise à jour

En bref

• Chaque client a un dossier qui liste les pièces demandées, reçues et validées, avec leurs dates.
• La conformité voit d’un coup d’œil les dossiers incomplets, à risque ou à mettre à jour.
• Une alerte part avant l’expiration d’une pièce ou la date de la revue périodique.

Le problème aujourd’hui

Un négociateur immobilier ou un conseiller en assurance collecte une pièce d’identité, un justificatif de domicile, parfois l’origine des fonds, le plus souvent par e-mail. Les documents s’éparpillent dans des boîtes e-mail et des dossiers personnels et la checklist de vigilance est tenue de mémoire ou sur un fichier propre à chacun.

Au moment d’un contrôle interne, on découvre des dossiers sans pièce à jour, des personnes politiquement exposées non repérées et des revues qui n’ont pas eu lieu. Les logiciels spécialisés existent, mais pour un petit service ils sont chers et lourds à paramétrer ; il manque surtout un dossier clair par client.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Nom du client
• Particulier ou société
• Représentant légal
• Bénéficiaires effectifs
• Pièce d’identité et expiration
• Origine des fonds
• Personne politiquement exposée
• Niveau de vigilance
• Statut de validation
• Date de prochaine revue

Qui l’utilise

• Les conseillers et négociateursIls ouvrent le dossier de leur client, déposent les pièces et répondent aux demandes de complément.
• Le référent conformitéIl contrôle les pièces, fixe le niveau de vigilance, valide ou refuse le dossier et suit les revues périodiques.
• La directionElle suit le nombre de dossiers complets, en attente ou à risque, et décide des cas sensibles.
• L’assistance administrativeElle relance les clients pour les pièces manquantes et classe les documents reçus par courrier.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de dossiers KYC pour notre agence immobilière de 25 personnes soumise aux obligations de lutte contre le blanchiment. Chaque client (particulier ou société) a un dossier : identité, représentant légal, bénéficiaires effectifs, pièce d’identité avec date d’expiration, justificatif de domicile, origine des fonds, personne politiquement exposée oui ou non. Selon le profil, l’outil affiche la liste des pièces attendues ; le conseiller les dépose, y compris en photo depuis son téléphone. Un court questionnaire donne un niveau de vigilance (simplifiée, standard, renforcée) que le référent conformité peut modifier en notant le motif. Le référent valide ou refuse le dossier, le conseiller est prévenu par e-mail. Envoyez des alertes quatre-vingt-dix jours avant l’expiration d’une pièce ou la date de revue. Chaque conseiller ne voit que ses clients ; le référent voit tout. Ajoutez un export des dossiers par statut.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

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