La gestion des échéanciers de paiement dans un outil qui propose, fait valider et relance

En bref

• Le conseiller construit un échéancier à partir de la dette du client et de ses possibilités.
• Le responsable valide dans l’outil, selon des seuils que vous fixez.
• Chaque échéance est suivie et le client est relancé avant et après la date prévue.

Le problème aujourd’hui

Quand un client ne peut pas régler d’un coup, le conseiller négocie au téléphone, note les dates sur un coin de fichier Excel et envoie un e-mail de confirmation. L’accord du responsable se fait à l’oral ou dans une conversation interne, que personne ne retrouve trois mois plus tard.

Résultat : une échéance passe sans que personne ne s’en aperçoive, la comptabilité ne sait pas quels paiements sont attendus et le client reçoit une relance classique alors qu’il avait un accord. Le logiciel de facturation gère les factures, rarement ces arrangements négociés au cas par cas, avec leurs dates, leurs conditions et l’accord de chacun.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Client et référence du dossier
• Montant total dû
• Nombre et dates d’échéances
• Montant de chaque échéance
• Mode de paiement
• Responsable qui valide
• Statut de chaque échéance
• Date de l’accord
• Motif de la demande

Qui l’utilise

• Les conseillersIls construisent la proposition avec le client, suivent l’avancement et sont alertés en cas d’échéance manquée.
• Les responsables de serviceIls examinent les demandes qui dépassent leurs seuils, puis acceptent, refusent ou ajustent l’échéancier.
• La comptabilitéElle pointe les règlements reçus, connaît les montants attendus chaque mois et signale les écarts.
• La direction financièreElle suit les sommes étalées, les accords tenus et les échéanciers rompus pour piloter le recouvrement.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de gestion des échéanciers de paiement pour notre service client et notre comptabilité (12 personnes). Un conseiller ouvre un dossier avec le client, la référence, le montant dû et le motif de la demande, puis propose un échéancier : nombre de mensualités, jour du mois, montant de chaque échéance. L’outil calcule le tout et vérifie la durée maximale que je fixe à 12 mois. Au-delà de 1 500 euros ou de 6 mois, la demande part chez le responsable, qui accepte, refuse ou modifie ; en dessous, le conseiller valide seul. Après validation, génère le courrier d’accord à envoyer au client. La comptabilité marque chaque échéance comme payée, partielle ou en retard. Envoyez un rappel au client trois jours avant l’échéance et une relance deux jours après un retard ; au deuxième retard, alerte le responsable. Ajoutez un tableau des montants attendus par mois et un export pour la comptabilité.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Sheets