Les remboursements et avoirs clients validés selon le montant, émis sans ressaisie

En bref

• Chaque demande part avec sa facture d’origine, son motif et son montant.
• La validation dépend du montant : le conseiller, le responsable ou la direction.
• La comptabilité reçoit une demande complète et émet l’avoir sans rien ressaisir.

Le problème aujourd’hui

Un client a été facturé deux fois ou reçoit un article abîmé. Le conseiller écrit à la comptabilité, parfois en copie du responsable, en retrouvant la facture dans un dossier partagé. La comptabilité demande le motif, le montant exact, l’accord de quelqu’un et le client attend une semaine sa réponse.

Faute de règle visible, un conseiller promet un remboursement que personne n’a validé, tandis qu’un autre n’ose rien proposer. Les avoirs sont ressaisis à la main, avec des erreurs de montant, et le suivi des sommes rendues aux clients se fait en fin de mois. Un module de facturation complet ne gère pas ce circuit de validation à votre façon.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Client
• Numéro de la facture d’origine
• Montant de la facture
• Montant à rembourser
• Motif de la demande
• Remboursement ou avoir
• Conseiller demandeur
• Validateur et décision
• Date d’émission

Qui l’utilise

• Les conseillers du service clientIls saisissent les demandes avec la facture, suivent leur état et préviennent le client de la décision.
• Les responsablesIls valident ou refusent les demandes de leur niveau, avec un commentaire que le conseiller peut relire.
• L’équipe comptableElle émet les avoirs et lance les remboursements, sans refaire la saisie des informations.
• La direction financièreElle suit les montants rendus aux clients, par motif et par période, et fixe les seuils de validation.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de demande de remboursement et d’avoir client pour notre boutique en ligne, avec 8 conseillers, 2 responsables et 2 personnes en comptabilité. Le conseiller crée une demande en choisissant la facture d’origine, le motif (produit défectueux, double facturation, retard de livraison, geste commercial), le montant total ou partiel et en joignant un justificatif. Règle de validation : jusqu’à 50 euros, le conseiller décide seul ; de 50 à 300 euros, un responsable valide ; au-delà, la directrice financière. Le validateur reçoit un e-mail et répond en un clic. Une fois validée, la comptabilité émet l’avoir ou le remboursement et note la date. Le client reçoit un e-mail à la validation et à l’émission. Les conseillers ne voient que leurs demandes. Ajoutez un tableau mensuel des sommes rendues par motif et un export pour la comptabilité.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

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