Le suivi des interventions de la demande à la clôture, visible par toute l’équipe

En bref

• Chaque intervention a sa fiche, de la demande du client jusqu’à la clôture, avec un statut que tout le monde voit.
• Le technicien ajoute ses photos et les pièces utilisées depuis son téléphone, sur place.
• Le support répond au client sans rappeler le terrain et le responsable repère ce qui traîne.

Le problème aujourd’hui

Aujourd’hui, une intervention commence souvent par un appel ou un e-mail, puis se poursuit dans un carnet, un fichier partagé et plusieurs messages au technicien. Quand le client rappelle pour savoir où en est sa demande, le support doit joindre le terrain, chercher la photo envoyée la veille et deviner si la pièce a été posée.

Les informations se perdent entre le bureau et la route : le compte rendu arrive trois jours plus tard, la pièce utilisée n’est pas notée et la facturation attend. Les grandes suites de maintenance savent tout faire, mais leur mise en place est longue pour une équipe qui veut d’abord savoir où en est chaque dossier.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Client et adresse
• Nature du problème
• Niveau d’urgence
• Technicien affecté
• Date et heure prévues
• Photos avant et après
• Pièces utilisées
• Temps passé
• Statut de l’intervention

Qui l’utilise

• Le support clientIl enregistre les demandes, informe le client de l’avancement et clôture le dossier une fois l’intervention vérifiée.
• Les techniciensIls ouvrent leur fiche sur le téléphone, ajoutent photos, pièces et temps passé, puis passent le statut à terminé.
• Le responsable d’exploitationIl surveille les dossiers en retard, répartit la charge entre techniciens et prépare le point hebdomadaire.
• L’administration des ventesElle retrouve les pièces et les heures de chaque dossier terminé pour préparer la facturation.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de suivi des interventions pour une entreprise de 25 personnes dont 8 techniciens. Le support enregistre une demande avec le client, l’adresse, la description du problème et l’urgence, puis l’affecte à un technicien avec une date. Chaque fiche suit les statuts reçue, planifiée, en cours, terminée, clôturée. Le technicien, depuis son téléphone, voit uniquement ses fiches, ajoute des photos avant et après, la liste des pièces utilisées, le temps passé et la signature du client. Le client reçoit un e-mail à la planification et à la fin de l’intervention. Ajoutez l’historique des interventions par client, une vue des dossiers en retard ou en attente de pièce et un export mensuel des interventions terminées pour la facturation. Le responsable voit tout, le support voit toutes les fiches.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

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• Google Agenda