Le suivi des partenariats de la proposition à la convention, jusqu’au renouvellement

En bref

• Chaque partenaire a une fiche : contact, montant, étape, convention et échéances.
• Les contreparties promises sont suivies une à une, jusqu’à la preuve de visibilité livrée.
• Les renouvellements sont rappelés à temps, avec le bilan à envoyer au partenaire.

Le problème aujourd’hui

Les partenariats vivent dans plusieurs endroits : un tableur du service communication, des e-mails du directeur, une convention signée rangée dans un dossier partagé, des promesses faites au téléphone lors d’un dîner. Personne n’a la liste complète de ce qui a été promis à qui, ni de ce qui a déjà été livré.

D’où un logo oublié sur l’affiche, un partenaire qui apprend par hasard que sa page sur le site n’a pas été mise en ligne, un renouvellement qui arrive une semaine trop tard. Un logiciel de gestion de la relation client, lui, prévoit rarement les contreparties, les preuves de visibilité ni la logique du mécénat.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Partenaire et contact
• Type de partenariat
• Montant annoncé et reçu
• Étape du dossier
• Convention signée (fichier)
• Contreparties promises
• Responsable de chaque contrepartie
• Preuves de visibilité
• Date de fin et de renouvellement

Qui l’utilise

• L’équipe partenariatsElle prospecte, fait avancer chaque dossier, enregistre les promesses et prépare les bilans.
• Le service communicationIl voit les contreparties à livrer sur ses supports et joint les preuves de visibilité.
• La directionElle suit le montant total annoncé, les dossiers à signer et les renouvellements de l’année.
• Le service financierIl suit les versements attendus, relance si besoin et émet les justificatifs prévus.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de suivi de nos partenariats et sponsors pour une association de 60 salariés et une quarantaine de partenaires. Chaque partenaire a une fiche : contact, type (sponsoring, mécénat financier, mécénat en nature), montant annoncé, étape (prospection, proposition envoyée, négociation, convention signée, refus), fichier de la convention, dates de début et de fin. Pour chaque partenariat, on ajoute des contreparties : description, responsable, date de livraison, statut et preuve jointe (photo ou lien). L’équipe partenariats voit tout ; chaque responsable de contrepartie voit uniquement les siennes ; la direction voit un tableau de synthèse. Envoyez un rappel aux responsables avant chaque date de livraison, un rappel de versement au service financier et une alerte trois mois avant la fin de chaque convention. Ajoutez un bilan par partenaire, à envoyer par e-mail en fin d’année.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

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• Google Agenda
• HubSpot