Le calcul du budget d’un événement chiffré en minutes, avec coût par participant et marge

En bref

• Les chargés de projet estiment un événement en saisissant lieu, invités, traiteur et technique.
• L’outil calcule le coût complet, le coût par participant et la marge à viser.
• Les finances fixent les tarifs et les taux et chaque simulation devient une base de devis.

Le problème aujourd’hui

Un client appelle pour un séminaire de 120 personnes. Le chargé de projet ouvre un tableur copié d’un ancien événement, change le nombre d’invités, oublie que la sonorisation se loue à la journée et que le traiteur facture par tranche de vingt convives. Le chiffrage prend une demi-journée et personne ne sait s’il est juste.

Chaque chargé de projet a son propre fichier, avec ses propres formules et ses propres marges. Les finances découvrent le résultat une fois le devis envoyé. Un logiciel de gestion d’agence complet couvre bien plus que ce besoin, alors qu’il suffit d’un calcul fiable, partagé et à jour des tarifs de vos prestataires.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Client et événement
• Date et lieu
• Nombre d’invités
• Format de l’événement
• Postes de coûts
• Tarifs prestataires
• Coût total
• Coût par participant
• Marge visée
• Prix de vente proposé

Qui l’utilise

• Les chargés de projet événementielIls chiffrent un événement en direct pendant l’appel du client et comparent plusieurs scénarios.
• Les commerciauxIls obtiennent un ordre de prix fiable avant d’envoyer une proposition au client.
• Les financesElles tiennent à jour les tarifs, les taux de marge et le calcul des imprévus.
• La direction de l’agenceElle contrôle les marges par type d’événement et valide les devis au-dessus d’un seuil.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un simulateur de budget événementiel pour notre agence de 25 personnes. On saisit : client, date, ville, format (séminaire, soirée, salon, lancement de produit), nombre d’invités, durée et on coche les postes utiles : lieu, restauration, technique son et lumière, décoration, hôtesses, transport, hébergement, assurance. Chaque poste se calcule selon sa règle (par personne, par jour ou forfait) à partir d’une table de tarifs de nos prestataires, que les finances peuvent modifier. Ajoutez 5 % d’imprévus, modifiable. L’outil affiche, en HT et en TTC, le coût total, le coût par participant, la marge visée et le prix de vente proposé. Permettez de dupliquer une simulation pour comparer des variantes, de les afficher côte à côte et d’exporter la variante choisie en document de chiffrage. Les chargés de projet voient leurs simulations, les finances et la direction voient toutes les marges.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Google Sheets
• Gmail
• Airtable