Le portail fournisseurs où chacun dépose ses factures et suit son paiement

En bref

• Chaque fournisseur a son espace pour confirmer ses commandes et déposer ses factures.
• Les documents légaux sont réclamés et relancés automatiquement avant leur expiration.
• Le statut du paiement est visible par le fournisseur, donc il n’appelle plus la comptabilité.

Le problème aujourd’hui

Les factures arrivent par e-mail, par courrier, parfois par l’un des acheteurs qui les transmet à la comptabilité. Certaines se perdent, d’autres arrivent en double et il manque toujours quelque chose : un numéro de commande, un RIB à jour, une attestation de vigilance périmée. La comptabilité répond sans cesse à la même question : « Ma facture est-elle payée ? ».

Côté fournisseurs, personne ne sait si la commande a été reçue ni quand le règlement partira. Les gros portails d’achats existent, mais ils s’installent en plusieurs mois et ne conviennent guère à une centaine de fournisseurs, dont beaucoup sont de petites entreprises peu à l’aise avec l’informatique.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Fournisseur et contact
• Commandes ouvertes
• Date de livraison confirmée
• Facture déposée et montant
• Statut du paiement
• Date de règlement prévue
• Documents légaux
• Date d’expiration des pièces
• RIB à jour

Qui l’utilise

• Les fournisseursIls confirment leurs commandes, déposent factures et documents et suivent leur paiement sans téléphoner à personne.
• Les acheteursIls voient les confirmations de livraison et répondent aux demandes de changement de leurs fournisseurs.
• La comptabilité fournisseursElle reçoit des factures complètes, fait ses contrôles et met à jour les statuts de règlement.
• La direction financièreElle suit les délais de paiement et repère les fournisseurs dont les documents sont en retard.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un portail fournisseurs pour notre entreprise industrielle, qui travaille avec environ 150 fournisseurs. Chaque fournisseur est invité par e-mail et ne voit que son espace. Il confirme ses commandes ouvertes (quantité, date de livraison ou nouvelle date proposée), dépose ses factures en PDF en les rattachant à une commande et dépose ses documents légaux : Kbis, attestation de vigilance, RIB, assurance, avec date d’expiration. L’IA lit la facture, repère le numéro de commande et le montant et signale les écarts avec la commande. La comptabilité fait passer chaque facture par les statuts reçue, à valider, validée, planifiée, payée, avec la date de paiement prévue. Les fournisseurs reçoivent un e-mail à chaque changement et une relance 30 jours avant l’expiration d’un document. Ajoutez une messagerie par facture, un tableau de bord pour la direction financière et un export vers Excel.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Sheets