Cas d’usage · Fichiers et registres
Le référencement des fournisseurs dans un fichier unique, aux documents toujours valides
Une fiche par fournisseur, avec ses coordonnées, ses pièces administratives et ses labels et une alerte avant chaque date d’expiration. Vous décrivez ce fichier à votre IA, qui le fabrique, puis Genipy le contrôle et le partage entre achats, finance et juridique.
PourAcheteursResponsables achats
Aussi pourAchats et référencement IT
En bref
- Chaque fournisseur a une fiche unique, avec ses coordonnées et ses pièces administratives.
- Kbis, attestation Urssaf et labels ont une date de renouvellement que l’outil surveille.
- Un e-mail part avant l’expiration et le fournisseur peut déposer lui-même sa pièce à jour.
Le problème aujourd’hui
Les informations sur les fournisseurs sont éparpillées. Les coordonnées sont dans le logiciel de la comptabilité, les Kbis dans un dossier partagé, les attestations dans la boîte e-mail d’un acheteur, les RIB sur le bureau de la finance. Quand un contrôle ou un audit arrive, il faut tout rassembler à la main.
Personne ne sait quelle attestation de vigilance est périmée, ni quel label a expiré le mois dernier. Un changement de RIB envoyé par e-mail passe parfois sans vérification. Un grand logiciel de gestion des tiers fait tout cela, mais il est lourd à installer pour quelques dizaines ou centaines de fournisseurs.
Ce que fait l’outil
Une fiche par fournisseur
Raison sociale, SIRET, adresse, contacts, conditions de paiement et famille d’achat réunis sur une seule page. Tout le monde consulte la même fiche, jamais une copie ancienne.
Les pièces administratives
Kbis, attestation de vigilance Urssaf, attestation fiscale, assurance : chaque document est déposé dans la fiche avec sa date de délivrance. L’IA lit le fichier et propose la date de renouvellement.
Les pièces à renouveler signalées à temps
Un mois avant la fin de validité d’une pièce, l’acheteur reçoit un e-mail. Si rien n’est déposé, un rappel part au fournisseur, puis à nouveau à l’acheteur.
Un dépôt par le fournisseur
Le fournisseur reçoit un lien personnel pour envoyer ses nouveaux documents lui-même. L’acheteur n’a plus qu’à contrôler et accepter, sans courir après les pièces.
Un changement de RIB sous contrôle
Toute modification de coordonnées bancaires doit être confirmée par une seconde personne de la finance, avec une trace de qui l’a demandée et validée.
Les labels et agréments suivis
Labels qualité ou environnementaux, agréments propres à votre métier : vous listez ceux que vous exigez selon la famille d’achat et l’outil montre quels fournisseurs ne les ont pas ou plus.
Les informations suivies
- Raison sociale et SIRET
- Contacts du fournisseur
- Famille d’achat
- Conditions de paiement
- Kbis et date de délivrance
- Attestation Urssaf et date
- RIB confirmé
- Labels exigés
- Statut du référencement
Qui l’utilise
- Les acheteursIls créent les fiches, contrôlent les pièces reçues et décident de référencer ou non un fournisseur.
- La financeElle vérifie et confirme les coordonnées bancaires avant tout premier paiement ou changement de RIB.
- Le juridiqueIl suit les attestations obligatoires et sort rapidement le dossier complet lors d’un contrôle.
- Les fournisseursIls déposent leurs documents à jour depuis un lien personnel, sans voir les autres fournisseurs.
Le prompt pour créer l’outil
Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.
Créez un outil de référencement des fournisseurs pour notre entreprise de 250 personnes, qui travaille avec environ 400 fournisseurs. Chaque fournisseur a une fiche : raison sociale, SIRET, adresse, contacts, famille d’achat, conditions de paiement. On y dépose le Kbis, l’attestation de vigilance Urssaf, l’attestation fiscale, l’assurance, le RIB et les labels qualité, chacun avec sa date de validité. Envoyez un e-mail à l’acheteur 30 jours avant l’expiration d’une pièce, puis un rappel au fournisseur avec un lien personnel pour déposer le nouveau document. Un changement de RIB doit être validé par deux personnes de la finance. Les acheteurs créent et modifient les fiches, la finance voit les RIB, le juridique consulte tout. Ajoutez un export de la liste des fournisseurs dont une pièce est périmée.
Le mettre en place avec Genipy
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Décrivez l’outil à l’IA
Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.
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Genipy le vérifie et le met en ligne
À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.
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Partagez-le comme un Google Doc
Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.
Les logiciels qu’il relie
L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.
GmailCréez cet outil avec nous, en démo
En 30 minutes, partez du vrai besoin de votre équipe : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec les bonnes personnes.
