Le suivi des commandes fournisseurs de l’envoi à la réception, sans relances oubliées

En bref

• Toutes les commandes en cours sont dans une seule liste, avec la date promise par le fournisseur.
• Les retards ressortent d’eux-mêmes et une relance part par e-mail sans que personne y pense.
• À la réception, la commande est rapprochée de la facture avant d’être payée.

Le problème aujourd’hui

Dans un atelier ou une usine, une pièce qui n’arrive pas peut arrêter une ligne entière. Pourtant le suivi des commandes tient souvent dans un tableau Excel que seul l’acheteur comprend, complété à la main après chaque appel au fournisseur, avec des dates promises qui changent sans que l’on s’en aperçoive.

Les relances dépendent de la mémoire de chacun et la comptabilité reçoit des factures sans savoir si la marchandise est arrivée, ni en quelle quantité. Un progiciel de gestion intégré couvre tout cela, mais sa mise en place est lourde pour un besoin de suivi qui reste très concret.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Numéro de commande
• Fournisseur
• Articles et quantités
• Montant commandé
• Date de commande
• Date de livraison promise
• Quantités reçues
• Statut de la commande
• Numéro de facture
• Écart constaté

Qui l’utilise

• Les acheteursIls créent les commandes, suivent les dates promises et relancent les fournisseurs depuis une seule liste.
• Les planificateurs de productionIls consultent les dates de livraison pour organiser l’atelier et repèrent les retards qui touchent leurs fabrications.
• Les réceptionnairesIls indiquent ce qui est arrivé, en quelle quantité, et signalent les manques.
• La comptabilité fournisseursElle compare chaque facture à la commande et à la réception avant de la payer.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de suivi des commandes fournisseurs pour notre usine de 120 personnes. Chaque commande contient : fournisseur, numéro, lignes d’articles avec quantités et prix, date de commande, date de livraison promise et statut (envoyée, confirmée, partiellement reçue, reçue, facturée). Mettez en rouge les commandes dont la date promise est dépassée. Envoyez automatiquement un e-mail de relance au fournisseur deux jours avant la date promise, puis chaque jour de retard, en copie de l’acheteur. Quand un fournisseur répond par e-mail, lis le message et propose de mettre à jour la date confirmée. Le réceptionnaire note les quantités reçues, y compris en livraison partielle. À l’arrivée de la facture, comparez-la à la commande et à la réception et signalez tout écart de prix ou de quantité à la comptabilité. Les acheteurs voient tout, la production voit les dates, la comptabilité voit les factures. Ajoutez un export hebdomadaire des retards.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Sheets