8Pour les assistants ADV
Assistants ADV : chaque commande suivie du devis signé jusqu’à la facture
Entre les commerciaux, la logistique et la comptabilité, vous faites circuler chaque commande. Décrivez l’outil qui vous manque à votre IA : Genipy le vérifie et le partage avec tous ceux qui vous écrivent.
Équipe : Commercial
- Le client demande où en est sa commande, tu peux regarder ?
- J’ai oublié le numéro de TVA du nouveau client, désolé.
- Il manque l’accord de remise sur le devis signé.
01Votre semaine
Une semaine d’assistant ADV, sans les pièces à réclamer
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Lundi, 9 h
L’outilPrise de commande terrainLes commandes arrivées depuis vendredi
Un devis signé dans un e-mail, un bon de commande en photo, un message d’un commercial en tournée : il faut tout rassembler avant de saisir.
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Mardi
L’outilOuverture de compte clientUn nouveau client à ouvrir avant la livraison
Pièces d’identité de l’entreprise, accord de la finance, conditions de paiement : chaque pièce manquante repousse la commande.
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Mercredi
L’outilSuivi des expéditionsLe client qui demande où en est son colis
Il faut interroger la logistique, puis le transporteur, puis rappeler le client, alors que trois autres appels attendent.
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Jeudi
L’outilPréparation de la facturationLa facturation avant la fin du mois
Livraisons, avenants et remises à rapprocher des devis signés : une ligne oubliée devient un avoir le mois suivant.
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Vendredi, matin
L’outilRemboursements et avoirs clientsLes avoirs et remboursements en attente
Le commercial promet un geste au client, la finance demande la justification et l’échange se perd entre deux e-mails.
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Vendredi, après-midi
L’outilRelances des impayésLes factures en retard à rappeler avec la comptabilité
Chacun relance de son côté, parfois le même client deux fois, parfois pas du tout.
02Vos outils aujourd’hui
Entre l’ERP et la boîte partagée, les commandes qui restent en souffrance
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L’ERP ou le logiciel de gestion commerciale
Très bien pourSaisir les commandes, éditer les bons de livraison et les factures.
Ça coinceQuand il faut réunir les pièces avant la saisie ou suivre une demande qui n’y a pas encore sa place.
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La boîte e-mail partagée de l’ADV
Très bien pourRecevoir toutes les demandes au même endroit.
Ça coinceQuand une commande à saisir se cache derrière quarante messages et que personne ne sait qui l’a prise.
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Excel ou Google Sheets
Très bien pourLister les commandes en cours, noter les pièces manquantes.
Ça coinceQuand deux collègues modifient la même ligne et que le commercial demande où en est son dossier.
-
Les messages des commerciaux
Très bien pourObtenir une précision en deux minutes.
Ça coinceQuand la réponse arrive à l’oral ou dans un fil que vous ne retrouverez plus à la clôture.
Genipy ne remplace pas votre ERP : il vous donne l’outil qui prépare, suit et relance avant la saisie et après la facture.
03Le prompt à essayer
Le prompt d’un assistant ADV
À coller dans votre IA. Adaptez-le à votre situation :
- Les pièces obligatoires et le seuil de remise à valider
- Les statuts d’une commande, de la réception à la facture
- Le délai avant qu’une commande bloquée soit signalée
Je suis assistante ADV dans une entreprise de distribution de matériel, avec douze commerciaux. Créez un outil de traitement des commandes. Quand un commercial envoie une commande signée, il choisit le client dans la liste et joint le devis et le bon de commande. L’outil contrôle que tout est là : numéro de TVA, adresse de livraison, conditions de paiement et remise validée si elle dépasse le seuil. S’il manque quelque chose, il écrit au commercial avec la liste précise des pièces à fournir. Une fois le dossier complet, la commande passe dans ma file « Prête à saisir », classée par date de livraison souhaitée. Je coche quand elle est saisie dans notre ERP et le commercial est prévenu. Chaque commercial voit le statut de ses commandes : reçue, saisie, expédiée, facturée. Ajoutez la liste des commandes bloquées depuis plus de deux jours, que je regarde chaque matin.
Ce que l’IA construit
- Le contrôle des pièces à chaque commande reçue
- Votre file de commandes prêtes à saisir
- La liste des commandes bloquées et le suivi pour chaque commercial
Ce que Genipy vérifie
- Les règles de l’outil, testées avant la mise en ligne
- Les accès, contrôlés : chacun n’ouvre que ce qu’il doit voir
- Un passage dans un vrai navigateur, comme le ferait un collègue
Avec qui vous le partagez
- Les commerciaux en Éditeur, pour déposer leurs commandes
- La logistique et la comptabilité en Lecteur, pour suivre le flux
- Vous en Propriétaire, pour régler les pièces et les seuils
04Un scénario
De la boîte e-mail partagée à une file de commandes claire
Scénario illustratif, pas un témoignage client : l’assistante ADV d’une entreprise de 120 personnes, avec douze commerciaux.
Lundi
Elle passe la matinée à retrouver des pièces dans la boîte partagée avant de saisir une seule commande. Elle décide de faire circuler les commandes autrement.
Mardi
Elle copie le prompt ci-dessus dans Claude Code, remplace la liste des pièces par celle de son entreprise et y ajoute l’accord de livraison pour les clients à l’étranger.
Mercredi
Elle teste l’outil avec cinq commandes réelles et demande deux changements en français : un rappel au commercial après un jour et une couleur pour les livraisons urgentes.
Jeudi
Une fois les contrôles de Genipy passés, la file de commandes est en ligne. Elle invite les commerciaux par e-mail ; chacun se connecte avec le lien reçu et dépose sa première commande.
Un mois plus tard
Elle ajoute la préparation de la facturation à partir des mêmes commandes. Si cette version gêne la clôture, elle remet l’ancienne en un clic.
05Les outils
8 outils à créer pour votre métier
- Demandes et validations Prise de commande terrain Le commercial saisit la commande chez le client, complète et claire : vous n’avez plus à retrouver les pièces.
- Demandes et validations Ouverture de compte client Chaque pièce demandée, chaque accord de la finance : le dossier avance et vous savez ce qui bloque.
- Suivi de dossiers Suivi des devis Vous voyez quels devis sont signés avant l’arrivée de la commande et ceux qui attendent encore une réponse.
- Suivi de dossiers Suivi des expéditions L’état de chaque livraison au même endroit : vous répondez au client sans appeler le transporteur.
- Documents et automatisations Préparation de la facturation Livraisons, avenants et remises rapprochés du devis signé : la facture part complète, une seule fois.
- Demandes et validations Remboursements et avoirs clients Chaque geste promis au client suit un circuit de validation, avec la justification que la finance attend.
- Documents et automatisations Relances des impayés Une relance par facture en retard, avec l’historique partagé avec la comptabilité : plus de client relancé deux fois.
- Suivi de dossiers Retours et SAV Un retour ou une réclamation reste rattaché à la commande d’origine, de la demande jusqu’à l’avoir ou l’échange.
06Le partage
Un outil, pour tous ceux qui vous demandent où en est la commande
- Les commerciauxÉditeurIls déposent leurs commandes et voient le statut de chacune, sans vous écrire.
- La logistiqueÉditeurElle indique les dates d’expédition et signale un retard, que vous répercutez au client.
- La comptabilitéLecteurElle lit les commandes facturées et les avoirs et prépare les relances avec vous.
- Le responsable commercialLecteurIl suit les commandes bloquées et le délai de traitement de son équipe.
Et si vous changez de poste ou partez en congé, vous transmettez la propriété de l’outil, comme celle d’un document.
Où Genipy s’arrête
- Genipy ne remplace pas votre ERP : la commande, le bon de livraison et la facture s’y éditent toujours et vos outils préparent et suivent ce qui les entoure.
- La facture elle-même part de votre ERP et, avec la facturation électronique, de la plateforme agréée choisie par votre entreprise : vos outils préparent ce qui la précède. Faites relire vos règles de TVA et de paiement par la finance.
- Un outil ne remplace pas votre jugement sur un cas particulier : il rassemble les pièces et relance, c’est vous qui tranchez quand une commande sort du cadre.
Quel logiciel ADV pour l’administration des ventes ?
L’administration des ventes fait circuler une commande entre le commercial, le client, la logistique et la comptabilité. Chaque étape produit des pièces à contrôler, des accords à obtenir et des questions de suivi. Votre ERP ou votre logiciel de gestion commerciale édite le bon de livraison et la facture ; mais le travail qui précède et suit la saisie, réclamer, relancer, expliquer, n’y a souvent aucune place.
Les solutions habituelles ont chacune leur limite. Le tableur de suivi des commandes aide le premier mois, puis il grossit et personne n’ose y toucher. Un logiciel d’ADV complet est précieux dans un grand groupe, mais coûteux et long à adapter à vos règles. Entre les deux, un outil créé avec l’IA reprend votre circuit : les pièces demandées, vos seuils de remise, vos statuts et vos rappels aux commerciaux.
Pour choisir, posez-vous trois questions. Qui doit voir le statut d’une commande et qui ne doit pas voir les marges ? Comment saurez-vous qu’une commande est bloquée avant que le client n’appelle ? Que se passe-t-il pendant vos congés ? Un bon outil d’ADV garde une trace de chaque pièce demandée et chaque réponse reçue et se partage sans formation avec les commerciaux.
Pour commencer, prenez la tâche qui vous coûte le plus de messages : les pièces manquantes à la commande, les ouvertures de compte client ou les relances de facture. Notez les étapes, qui demande quoi, qui valide, ce que vous gardez. Ce petit texte est déjà la moitié de votre prompt et un premier outil réussi sur un besoin simple convainc les commerciaux mieux qu’une longue présentation.
Le duo de l’IA et de Genipy répartit simplement le travail. Vous décrivez le circuit à votre IA, comme vous l’expliqueriez à un nouvel arrivant ; l’IA écrit l’outil, vous l’essayez avec de vraies commandes. Genipy le vérifie, le met en ligne et le partage avec les commerciaux, la logistique et la comptabilité, chacun avec son rôle.
Trois erreurs à éviter
- Des pièces réclamées après la commande plutôt qu’au moment où le commercial la dépose.
- Un suivi tenu dans un fichier que seule une personne ose modifier.
- Des statuts de commande que chaque service comprend à sa façon.
Questions
Assistants ADV : vos questions
Qui est derrière Genipy
Christopher LafayCofondateur et CTO · Code depuis ses 9 ans.LinkedIn
Alexandre ReynalCofondateur et CEO · Avait les idées mais pas les compétences techniques pour les réaliser.LinkedIn
Ils ont créé Genipy pour que vous concrétisiez vos idées en toute sécurité, sans écrire de code. Posez-leur toutes vos questions pendant une démo de 30 minutes.
Réserver une démo01Je connais l’ADV, pas l’informatique : puis-je créer ma file de commandes ?
Oui. Vous racontez votre circuit de commande en français, les pièces à contrôler et les statuts, comme à une nouvelle recrue de l’ADV. L’IA écrit l’outil, vous le testez avec de vraies commandes et Genipy se charge des contrôles, de la mise en ligne et de l’accès des commerciaux.
02Cet outil remplace-t-il mon ERP ?
Non. Votre ERP continue d’éditer les commandes, les bons de livraison et les factures. Votre outil sert à ce qui les entoure : réunir les pièces avant la saisie, suivre les commandes bloquées, préparer la facturation, relancer. Il peut se connecter à votre logiciel pour lire certaines informations.
03Les commerciaux accepteront-ils de déposer leurs commandes ainsi ?
Ils y gagnent : plus de pièce réclamée trois jours plus tard, un statut visible sans vous écrire. Commencez avec deux commerciaux, ajustez l’outil avec eux, puis ouvrez-le à l’équipe. Chacun se connecte avec le lien reçu par e-mail, sans compte à créer.
04Qui peut voir les remises et les marges ?
Seulement ceux que vous choisissez. Le prompt précise qui voit quoi : un commercial ses commandes, vous l’ensemble, la finance les remises. Un commercial que vous n’avez pas invité n’ouvre rien ; les autres entrent en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire, selon votre choix.
05Et si l’IA se trompe dans une règle de contrôle des pièces ?
Vous essayez l’outil avec des commandes réelles avant de le partager et demandez des corrections en français. Genipy le vérifie à chaque publication et si une version vous déçoit, la précédente se réactive en un clic, sans perdre les commandes déjà déposées.
07Votre équipe
Votre équipe et les métiers proches
- CommercialDevis, remises, prospects, visites, commissions : des outils faits pour votre façon de vendre, créés avec l’IA et partagés avec l’équipe sur Genipy.
- Responsables commerciauxTableau de bord commercial, pipeline, remises, commissions : les outils que les responsables commerciaux créent avec l’IA et partagent avec Genipy.
- Commerciaux terrainUn outil de suivi des prospects pour commercial terrain, sur téléphone : visites, comptes rendus, commandes, devis et frais, créé avec l’IA et Genipy.
- Trésoriers et credit managersRelance des impayés, prévisionnel de trésorerie, encours et paiements : l’outil que trésoriers et credit managers créent avec l’IA, partagé par Genipy.
- Responsables du service clientUn tableau de bord du service client à vos règles : délais, réclamations, avoirs et tri des e-mails, créé avec l’IA et partagé à vos conseillers par Genipy.
Genipy pour…
Venez avec la commande qui vous a pris toute la matinée.
30 minutes en visio avec Alexandre et Christopher, les fondateurs : on part d’une vraie commande et de ses pièces manquantes ; vous voyez l’outil se construire, se vérifier et se partager avec les commerciaux.
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