Le rapport d’activité annuel assemblé à partir de la contribution de chaque service

En bref

• Chaque service reçoit sa trame, sa date limite et les chiffres à renseigner.
• L’IA harmonise les textes, la direction relit et valide chaque partie.
• Le rapport est assemblé d’un clic, prêt pour l’assemblée ou la mise en page.

Le problème aujourd’hui

Chaque début d’année, la direction réclame à tous les services le bilan de l’année écoulée. Les contributions arrivent dans des documents Word de styles différents, avec des chiffres qui ne s’alignent pas : le nombre de personnes accompagnées n’est pas le même dans la partie sociale et dans la partie financière. La chargée de communication passe des semaines à harmoniser.

Les textes sont envoyés tard, parfois réécrits au dernier moment, et personne ne sait quelle version est la bonne. Un logiciel de mise en page ne règle rien à la collecte. Ce qui manque, c’est un fil unique entre les contributeurs, la direction et la communication.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Rubrique du rapport
• Service contributeur
• Date limite de remise
• Texte de la partie
• Chiffres clés de l’année
• Photos et légendes
• Autorisation de droit à l’image
• Statut de validation

Qui l’utilise

• Les chefs de serviceIls rédigent leur partie, renseignent leurs chiffres et répondent aux remarques de la direction.
• La directionElle suit l’avancement, relit chaque partie et valide l’ensemble avant la diffusion.
• La communicationElle harmonise le style, choisit les photos, assemble le rapport et le prépare pour l’impression ou le site.
• Les élus ou administrateursIls reçoivent le rapport validé et s’en servent pour l’assemblée générale ou le conseil.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil pour préparer le rapport d’activité annuel de notre association de 90 salariés, avec 8 services. La direction définit le plan du rapport : mot du président, faits marquants, une partie par service, chiffres clés, perspectives. Chaque chef de service reçoit sa rubrique avec les consignes, une longueur maximale et une date limite ; il rédige son texte et renseigne ses chiffres dans une fiche commune (personnes accompagnées, activités, budget). Des relances partent par e-mail avant la date limite. L’IA propose une version harmonisée de chaque texte, que l’auteur accepte ou refuse. Les services peuvent ajouter des photos avec légende et autorisation de droit à l’image. La direction valide chaque partie, puis l’outil assemble le rapport complet avec sommaire et exporte un document à relire. Chaque service ne voit que sa partie.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Sheets