Le suivi des subventions de la demande au solde, sans rien oublier de remettre

En bref

• Chaque financeur et chaque subvention ont une fiche avec leurs dates et leurs montants.
• Les dépenses sont rattachées au projet financé, pièces justificatives à l’appui.
• Les comptes rendus et les relances de solde sont rappelés avant chaque date limite.

Le problème aujourd’hui

Une association ou un organisme de formation vit souvent de plusieurs subventions : commune, département, région, État, fondation, financement européen. Chacune a son dossier, son calendrier, ses règles de justification. L’information se répartit entre la directrice, la comptable et les chargés de projet, dans des tableaux qui ne se ressemblent pas.

On découvre trop tard qu’un compte rendu financier était attendu au 30 juin, qu’il manque des factures pour justifier le solde ou qu’un acompte n’a jamais été réclamé. Un logiciel de gestion de projets ne connaît pas ce vocabulaire et un classeur rempli par dix personnes finit par mélanger les versions.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Financeur
• Projet ou action financée
• Montant demandé
• Montant accordé
• Dates de la convention
• Versements reçus
• Dépenses justifiées
• Compte rendu à remettre et date limite
• Statut du dossier

Qui l’utilise

• La directionElle voit toutes les subventions, prépare les renouvellements et présente la situation au bureau ou au conseil d’administration.
• Les chargés de projetIls rattachent les dépenses de leur action, rédigent les bilans et préviennent quand un livrable approche.
• La comptableElle contrôle les justificatifs, suit les versements reçus et prépare les comptes rendus financiers.
• Les bénévoles référentsIls consultent les dossiers qui leur sont confiés, par exemple le trésorier, sans modifier les chiffres.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de suivi des subventions pour notre association de 25 salariés, qui reçoit une quinzaine de subventions par an (commune, département, région, État, fondations). Chaque subvention a une fiche : financeur, projet financé, montant demandé et accordé, dates de la convention, contact, PDF de la convention et statut (à préparer, déposée, accordée, en cours, à justifier, soldée, refusée). Les chargés de projet rattachent à la fiche des dépenses avec leur justificatif et la ligne du budget concernée ; l’outil compare le justifié au prévu. Suivez les versements reçus et les soldes à réclamer. Pour chaque compte rendu à remettre, indique la date limite et le responsable, envoie des rappels par e-mail 30 et 7 jours avant, et propose avec l’IA un premier brouillon à relire. Ajoutez une vue annuelle par financeur pour le conseil d’administration, avec export Excel. Le trésorier consulte sans modifier.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Sheets
• Google Agenda