La préparation du conseil d’administration sans la course des derniers jours

En bref

• L’ordre du jour et la liste des pièces attendues sont partagés dès l’ouverture du dossier.
• Chaque contributeur dépose sa pièce et les relances partent automatiquement.
• La convocation, le dossier et le procès-verbal sont préparés au même endroit.

Le problème aujourd’hui

Huit jours avant le conseil, la secrétaire générale écrit à sept personnes pour réclamer leur note. La directrice financière envoie son tableau la veille au soir, le trésorier modifie le sien trois fois et le dossier final circule en pièce jointe dans plusieurs versions. Des administrateurs découvrent des chiffres différents de ceux de la convocation.

Après la séance, le procès-verbal repose sur des notes manuscrites et sur la mémoire de chacun, puis il faut le faire relire et signer. Les logiciels de gouvernance dédiés font bien plus que nécessaire pour quatre ou cinq séances par an. Le besoin est plus modeste : un circuit fidèle à vos statuts.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Date et lieu de la séance
• Points de l’ordre du jour
• Rapporteur de chaque point
• Pièce attendue et date limite
• Statut du dépôt
• Réponse de chaque administrateur
• Pouvoirs donnés
• Décisions et votes

Qui l’utilise

• Le secrétariat généralIl ouvre la séance, suit les pièces, envoie les convocations et prépare le procès-verbal.
• Les contributeursDirecteurs et responsables y déposent leurs notes et leurs chiffres avant la date limite.
• Les administrateursIls consultent le dossier, répondent à la convocation et retrouvent les décisions passées.
• Le présidentIl valide l’ordre du jour, relit le projet de procès-verbal et suit les décisions engagées.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de préparation du conseil d’administration pour une association de 12 administrateurs, qui se réunit 5 fois par an. Le secrétaire général crée une séance : date, lieu ou lien de visioconférence, ordre du jour avec un rapporteur par point. Pour chaque point, l’outil demande une pièce (note, tableau, projet de délibération) avec une date limite et envoie des relances par e-mail aux rapporteurs en retard. Le secrétaire génère la convocation avec le dossier en lien, 15 jours avant la séance. Les administrateurs répondent présent, excusé ou pouvoir donné, et l’outil indique si le quorum est atteint. Pendant la séance, le secrétaire note décisions et votes ; l’IA prépare un projet de procès-verbal que le président valide. Les décisions deviennent des actions suivies jusqu’au conseil suivant. Seuls les administrateurs voient le dossier.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

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