Responsables SAV : chaque retour et chaque réparation suivis, de l’appel du client à la clôture

1. Lundi, 8 h

   Les retours arrivés pendant le week-end

   Une palette de colis attend au quai. Lesquels sont sous garantie, lesquels sont à refuser ? Personne ne le sait avant d’ouvrir chaque carton.

   L’outilRetours et SAV

2. Mardi

   Le technicien qui attend une pièce

   La pièce a été commandée il y a dix jours. Le dossier est dans un fichier, le fournisseur n’a pas répondu et le client a rappelé deux fois.

   L’outilSuivi des interventions

3. Mercredi

   Les tournées des techniciens chez les clients

   Une panne urgente arrive en milieu de journée : il faut réorganiser la tournée à la main, en appelant chacun.

   L’outilPlanning des interventions

4. Jeudi

   Le lot de pièces défectueuses

   Trois appareils reviennent avec la même panne. Le fournisseur doit le savoir, mais les preuves sont dispersées dans des e-mails.

   L’outilRéclamations qualité fournisseurs

5. Vendredi

   Le client qui veut savoir où en est sa réparation

   Il appelle trois fois dans la semaine. Chaque appel prend dix minutes à un conseiller, pour une réponse qui tient en une ligne.

   L’outilPortail de suivi des interventions

6. Fin de mois

   Les interventions signées à facturer

   Les bons papiers reviennent froissés, certains sans signature. La facturation relance chaque technicien un par un.

   L’outilBon d’intervention numérique

• Un tableur des retours

  Très bien pourLister les produits reçus et noter la décision.

  Ça coinceQuand la ligne n’est jamais à jour et que ni le conseiller ni le client ne peuvent y voir l’avancement.

• Le logiciel de gestion ou l’ERP de l’entreprise

  Très bien pourRetrouver la commande, le client et la facture d’origine.

  Ça coinceQuand il ne sait pas suivre un contrôle, une pièce attendue ou une décision au cas par cas.

• Les e-mails avec les techniciens et les fournisseurs

  Très bien pourÉchanger vite, avec photos et pièces jointes.

  Ça coinceQuand l’information est dans la boîte d’un seul et qu’il faut tout rechercher avant d’appeler le client.

• Les bons d’intervention papier

  Très bien pourFaire signer le client sur place.

  Ça coinceQuand le bon est perdu, illisible ou saisi trois jours plus tard par la facturation.

Genipy ne remplace pas votre ERP ni votre logiciel de facturation : il couvre le suivi des dossiers qu’ils ne savent pas faire.

1. Lundi

   Une palette de retours arrive au quai. Elle ne sait pas lesquels sont sous garantie et décide de cesser de les trier à la main.

2. Mardi matin

   Elle copie le prompt ci-dessus dans Claude Code, remplace les produits par sa gamme et ajoute la durée de garantie de chaque famille.

3. Mardi après-midi

   Elle essaie l’outil avec cinq vrais retours et demande deux changements en français : une photo obligatoire à la réception et une couleur pour les dossiers de plus de dix jours.

4. Mercredi

   Contrôlé puis publié par Genipy, l’outil arrive à l’atelier. Elle invite les techniciens et le magasinier, qui se connectent avec le lien reçu par e-mail.

5. Un mois plus tard

   Elle ajoute le lien de suivi pour les clients, en gardant l’ancienne version sous la main : un clic suffit pour y revenir.

• Retours et SAV Suivi de dossiers Retours et SAV Chaque retour a son dossier : réception, contrôle, décision, avec la garantie vérifiée dès l’ouverture.
• Suivi des interventions Suivi de dossiers Suivi des interventions Technicien, photos, pièces utilisées et statut au même endroit ; ce qui attend une pièce se voit.
• Planning des interventions Plannings et réservations Planning des interventions Chaque intervention est affectée selon la zone et les compétences ; une urgence se replanifie en quelques clics.
• Bon d’intervention numérique Documents et automatisations Bon d’intervention numérique Le client signe sur l’écran du technicien et le bon arrive tout de suite à la facturation.
• Portail de suivi des interventions Portails clients et fournisseurs Portail de suivi des interventions Le client voit où en est sa réparation sans appeler, ce qui désengorge vos conseillers.
• Réclamations qualité fournisseurs Portails clients et fournisseurs Réclamations qualité fournisseurs Quand le même défaut revient, vous réunissez les preuves et relancez le fournisseur dans un seul dossier.
• Remboursements et avoirs clients Demandes et validations Remboursements et avoirs clients Quand le produit ne peut être réparé, l’avoir suit son circuit de validation jusqu’à la comptabilité.
• Litiges transport Suivi de dossiers Litiges transport Un retour abîmé en route ? Les photos et la réclamation au transporteur sont suivies dans un dossier.

• Les techniciensÉditeurIls voient leurs interventions du jour, notent les pièces utilisées et font signer le bon sur place.
• Le magasinierÉditeurIl enregistre la réception, prend les photos et indique l’état du produit dès son arrivée.
• Les conseillers du service clientLecteurIls consultent l’avancement d’un dossier pour répondre au client, sans vous solliciter.
• La comptabilitéÉditeurElle voit les avoirs à émettre et les interventions à facturer et confirme son étape.

Si un autre responsable reprend l’atelier, vous le nommez Propriétaire : les dossiers en cours, les pannes relevées et les règles de garantie restent là.

• Support clientRéclamations, retours, avoirs, réponses suggérées : le service client crée avec l’IA les outils qui manquent à son logiciel, puis les partage sur Genipy.
• Responsables du service clientUn tableau de bord du service client à vos règles : délais, réclamations, avoirs et tri des e-mails, créé avec l’IA et partagé à vos conseillers par Genipy.
• Responsables d’entrepôtVotre gestion de stock sur Excel ne suit plus les allées ? Créez avec l’IA un outil de stock utilisable sur téléphone, partagé à votre entrepôt grâce à Genipy.
• Responsables qualitéÉcarts, réclamations, audits internes, procédures : les outils que les responsables qualité créent avec l’IA et partagent avec l’atelier grâce à Genipy.
• Responsables logistiqueExpéditions, tournées, quais, litiges transport, importations : les outils que les responsables logistique créent avec l’IA et partagent grâce à Genipy.