La veille réglementaire faite par l’IA, avec des actions réparties entre les services

En bref

• L’outil repère les nouveaux textes qui concernent votre activité parmi tous ceux qui paraissent.
• Chaque texte est résumé en langage simple : ce qui change, pour qui, à partir de quand.
• Les actions à mener sont confiées aux services concernés, avec une échéance suivie.

Le problème aujourd’hui

Suivre la réglementation, c’est lire des newsletters, des lettres de fédération professionnelle, des extraits du Journal officiel et les e-mails d’un cabinet de conseil. La personne en charge trie à la main, en espérant ne rien rater. Un arrêté sur les rejets, une règle sur les équipements ou une obligation de déclaration passe parfois inaperçu jusqu’au contrôle.

Même quand un texte est repéré, l’information reste dans un e-mail transféré. Qui doit agir, avant quelle date, et l’a-t-il fait ? Personne ne le sait vraiment. Les bases de veille payantes fournissent beaucoup de contenu, mais ne disent pas ce qui compte pour vos sites ni qui, chez vous, doit s’en occuper.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Intitulé du texte
• Type de texte
• Date de publication
• Domaine concerné
• Résumé des changements
• Date d’application
• Services concernés
• Actions à mener
• Pilote et échéance
• Statut de mise en œuvre

Qui l’utilise

• Le juriste ou le responsable conformitéIl valide la pertinence des textes retenus, ajuste les résumés et répartit les actions.
• Le responsable qualité, sécurité et environnementIl reçoit les textes de son domaine et met à jour les procédures et les registres concernés.
• Les responsables de site et de serviceIls reçoivent les actions qui les concernent et indiquent quand elles sont terminées.
• La directionElle voit les textes importants à venir et l’état de la mise en conformité de chaque site.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de veille réglementaire pour notre entreprise industrielle de 250 salariés, répartie sur 3 sites. Voici notre périmètre : fabrication de produits chimiques, installations classées pour la protection de l’environnement, hygiène et sécurité, droit du travail, gestion des déchets. Chaque jour, l’outil parcourt le Journal officiel, Légifrance, la base AIDA de l’Ineris pour les installations classées et les lettres de notre fédération professionnelle, puis garde les textes qui concernent notre périmètre. Pour chacun, l’IA rédige un résumé simple : ce qui change, qui est concerné, date d’application. Le juriste valide ou écarte le texte, désigne les services et les sites concernés, puis crée des actions avec un pilote et une échéance. Envoyez un e-mail à chaque pilote et un rappel avant l’échéance. Tenez un registre des textes applicables avec le statut de chaque action. Chaque responsable ne voit que les textes de son domaine. Ajoutez un récapitulatif mensuel envoyé à la direction.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Slack