Cas d’usage · Portails clients et fournisseurs
Un espace sous-traitants où chacun dépose ses documents et voit ses interventions
Chaque sous-traitant dépose ses pièces, reçoit une relance quand elles expirent et consulte ses interventions. Décrivez cet espace à votre IA : Genipy le contrôle, le met en ligne et vous laisse inviter vos partenaires un par un.
En bref
- Chaque sous-traitant a son espace pour déposer Kbis, attestation de vigilance et assurances.
- Les documents qui arrivent à expiration déclenchent une relance automatique, sans appel de votre part.
- Vos équipes voient d’un coup d’œil qui est en règle avant de planifier une intervention.
Le problème aujourd’hui
Avant de confier un chantier ou une prestation, il faut réunir pour chaque sous-traitant un extrait Kbis, l’attestation de vigilance de l’Urssaf, les attestations d’assurance, parfois des habilitations. Tout arrive par e-mail, dans des boîtes différentes, avec des noms de fichiers improbables. Six mois plus tard, personne ne sait plus quelle attestation a expiré.
Le service achats relance au téléphone, le conducteur de travaux demande les mêmes pièces une deuxième fois et le sous-traitant ne sait plus ce qu’il a déjà envoyé. Un portail fournisseurs complet existe, mais il est lourd à installer pour quelques dizaines de partenaires et ne reflète pas vos propres exigences.
Ce que fait l’outil
Un espace par sous-traitant
Chaque entreprise invitée se connecte par un lien reçu par e-mail et voit la liste des pièces attendues, avec ce qui est déjà déposé, ce qui manque et ce qui expire bientôt.
Le dépôt des justificatifs
Kbis, attestation de vigilance, assurance de responsabilité civile ou décennale, habilitations : le sous-traitant dépose un PDF ou une photo depuis son ordinateur ou son téléphone, avec la date de validité.
Des relances sans effort
L’attestation de vigilance se renouvelle tous les six mois, les assurances le plus souvent chaque année. Un mois avant l’échéance, puis chaque semaine tant que la pièce manque, le sous-traitant reçoit un rappel par e-mail.
La vérification par votre équipe
Le service juridique ou achats consulte chaque pièce, l’accepte ou la refuse avec un motif. Le sous-traitant est prévenu tout de suite et sait quoi corriger.
Les interventions planifiées
Le sous-traitant voit ses prochaines interventions, avec le lieu, la date et le contact sur place. Si un document n’est plus valide, l’intervention est signalée à votre équipe.
Une vue de conformité globale
Un tableau liste tous les sous-traitants et leur situation : complet, à renouveler, bloqué. Avant un audit ou une visite de chantier, vous exportez le dossier de chacun en un clic.
Les informations suivies
- Entreprise sous-traitante
- Contact et e-mail
- Type de document
- Date de validité
- Statut de la pièce
- Motif de refus
- Intervention et lieu
- Date d’intervention
- Responsable interne
Qui l’utilise
- Les sous-traitantsIls déposent leurs pièces, renouvellent celles qui expirent et consultent leurs interventions à venir.
- Le service juridiqueIl vérifie les documents, suit la conformité de chaque partenaire et prépare les dossiers en cas de contrôle.
- Les acheteursIls voient quels sous-traitants sont en règle avant de signer une commande ou de reconduire un contrat.
- Les conducteurs de travaux et les responsables d’exploitationIls planifient les interventions en sachant qui peut venir sur site.
Le prompt pour créer l’outil
Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.
Créez un espace pour nos sous-traitants. Nous sommes une entreprise de construction de 180 salariés et travaillons avec environ 60 entreprises sous-traitantes sur nos chantiers. Chaque sous-traitant reçoit un lien de connexion par e-mail et accède uniquement à son espace. Il y dépose ses documents : extrait Kbis de moins de trois mois, attestation de vigilance Urssaf (à renouveler tous les six mois), attestations d’assurance (responsabilité civile, décennale), habilitations de ses équipes, avec la date de validité de chacun. Envoyez-lui un e-mail un mois avant l’expiration d’une pièce, puis un rappel chaque semaine. Notre service juridique valide ou refuse chaque pièce avec un motif. Les conducteurs de travaux créent des interventions (chantier, date, contact sur place) que le sous-traitant voit dans son espace ; si un document est expiré, signale l’intervention en rouge. Ajoutez un tableau de conformité pour le juridique et les achats, avec un export du dossier complet d’un sous-traitant en PDF.
Le mettre en place avec Genipy
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Décrivez l’outil à l’IA
Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.
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Genipy le vérifie et le met en ligne
À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.
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Partagez-le comme un Google Doc
Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.
Les logiciels qu’il relie
L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.
Gmail
Google AgendaCréez cet outil avec nous, en démo
En 30 minutes, partez du vrai besoin de votre équipe : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec les bonnes personnes.
