Le suivi des appels d’offres de la détection de l’avis jusqu’au résultat

En bref

• Chaque appel d’offres a sa fiche, sa date limite et la liste des pièces à fournir.
• L’équipe décide d’y aller ou non, puis se répartit la rédaction avec des échéances claires.
• À la fin, le résultat est noté et le taux de réussite se calcule tout seul.

Le problème aujourd’hui

Un avis repéré sur une plateforme, un dossier de consultation téléchargé, une dizaine de personnes à mobiliser : le bureau d’études pour le mémoire technique, le juridique pour les attestations, la finance pour le prix. Le suivi tient dans un tableur et des fils d’e-mails et la date limite de dépôt se rappelle à voix haute dans le couloir.

Les pièces administratives périmées, un extrait Kbis trop ancien, une attestation d’assurance oubliée : cela suffit à faire écarter une offre. Et personne ne mesure combien de réponses ont été gagnées, ni pourquoi les autres ont été perdues. Un logiciel de marchés publics complet est souvent surdimensionné pour une équipe de quelques personnes.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Acheteur
• Objet de la consultation
• Date limite de dépôt
• Montant estimé
• Responsable de la réponse
• Décision d’y aller
• Pièces administratives
• Tâches et échéances
• Résultat
• Motif de la perte

Qui l’utilise

• Le responsable des appels d’offresIl suit toutes les consultations, répartit les tâches et veille à ce que chaque dossier parte à temps.
• Les commerciauxIls signalent les opportunités, participent à la décision et apportent la connaissance du client.
• Le service juridiqueIl prépare les pièces administratives, vérifie les clauses et garde les attestations à jour.
• Les experts techniquesIls rédigent leur partie du mémoire technique et voient les échéances qui les concernent.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de suivi des appels d’offres pour notre entreprise de services de 150 personnes. Chaque consultation a une fiche : acheteur, objet, montant estimé, lien du dossier de consultation, date limite de dépôt, responsable. Ajoutez une grille de décision go ou no go (compétences, charge, concurrence, chance de gagner) validée par le directeur commercial. Pour chaque dossier, génère la liste des pièces à fournir (Kbis, attestations fiscales et sociales, assurances, références, mémoire technique, prix) avec leur statut et leur date de validité et signale celles qui expirent bientôt. Permettez de répartir les tâches avec une échéance et un rappel par e-mail trois jours avant. Enregistrez le résultat, le motif et le prix du gagnant, puis calculez le taux de réussite par acheteur. Proposez un premier jet des parties répétitives à partir des réponses passées.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

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