Gestionnaires de flotte : chaque véhicule, chaque échéance, chaque conducteur, au même endroit

1. Lundi

   Un avis de contravention arrive au courrier

   Il faut retrouver qui conduisait ce jour-là, alors que les clés ont circulé entre trois équipes. Le délai pour désigner le conducteur court déjà.

   L’outilRéservation de véhicules de service

2. Mardi

   Quatre contrôles techniques et deux entretiens le même mois

   Les dates sont dans un tableur, les rappels dans votre agenda. Un véhicule a presque roulé sans contrôle la dernière fois.

   L’outilGestion de flotte automobile

3. Mercredi

   Un véhicule rendu avec une aile rayée

   Personne n’a signalé le dommage au retour ; le conducteur précédent jure qu’il n’y était pas. Aucune photo, aucune trace.

   L’outilCheck-list véhicule avant départ

4. Jeudi

   Les véhicules immobilisés chez le garagiste

   Les devis arrivent par téléphone et par e-mail ; vous ne savez pas lesquels sont validés, ni quand la voiture sera rendue.

   L’outilSuivi des interventions

5. Vendredi

   Un contrat de location arrive à son terme

   Le loueur propose de reconduire, mais le kilométrage réel n’est pas à jour. Il faut comparer des offres sans rien avoir préparé.

   L’outilSuivi des contrats et échéances

6. Fin de mois

   Les factures de loyers, de carburant et de péages

   Elles arrivent de six fournisseurs. La comptabilité vous demande à quel véhicule et à quel service rattacher chacune.

   L’outilValidation des factures fournisseurs

• Excel, un onglet par véhicule ou par contrat

  Très bien pourGarder toute la flotte sous les yeux, avec vos propres colonnes.

  Ça coinceQuand il ne prévient de rien, que les formules cassent à chaque ajout et que chacun en garde sa copie.

• Les portails des loueurs

  Très bien pourVoir les loyers et les échéances de chaque contrat.

  Ça coinceQuand il faut ouvrir un portail par loueur et qu’aucun ne connaît le conducteur ni le service qui utilise le véhicule.

• Les rappels de votre agenda

  Très bien pourPenser à un contrôle technique ou à un entretien.

  Ça coinceQuand vous êtes seul à les voir : une absence et la date passe sans que personne ne soit prévenu.

• Le dossier papier de chaque véhicule

  Très bien pourRetrouver la carte grise, le contrat et les factures.

  Ça coinceQuand le véhicule est en tournée, que le dossier est au siège et qu’il faut une pièce tout de suite.

Genipy ne remplace ni vos loueurs ni vos garages : il rassemble ce qu’ils vous envoient et vous prévient avant que la date ne passe.

1. Lundi

   Un avis de contravention arrive. Il faut une heure de recherche pour savoir qui avait le véhicule. Le gestionnaire décide d’en finir avec le tableur.

2. Mardi matin

   Il copie le prompt ci-dessus dans Claude Code, remplace le nombre de véhicules et ajoute les deux utilitaires de l’atelier.

3. Mardi après-midi

   Il essaie l’outil avec cinq véhicules et demande deux changements : une couleur pour les contrats qui se terminent dans l’année et un rappel supplémentaire à trente jours.

4. Jeudi

   Après les tests et un passage dans un vrai navigateur, Genipy met l’outil en ligne. Le gestionnaire invite les conducteurs par e-mail ; chacun l’ouvre sur son téléphone, depuis le lien reçu.

5. Un mois plus tard

   Il ajoute le suivi des bornes de recharge et publie une nouvelle version ; si elle ne convient pas, l’ancienne se réactive en un clic.

• Gestion de flotte automobile Fichiers et registres Gestion de flotte automobile Contrats, entretiens, contrôles techniques et amendes d’un véhicule réunis, avec un rappel avant chaque date.
• Réservation de véhicules de service Plannings et réservations Réservation de véhicules de service Vous savez qui avait quel véhicule et quand : la réponse à un avis de contravention est immédiate.
• Check-list véhicule avant départ Contrôles et checklists Check-list véhicule avant départ Le conducteur contrôle le véhicule sur son téléphone ; tout défaut part à l’atelier avec une photo.
• Suivi des interventions Suivi de dossiers Suivi des interventions Chaque passage chez le garagiste est suivi : devis, validation, date de restitution.
• Suivi des contrats et échéances Fichiers et registres Suivi des contrats et échéances Les fins de location sont repérées assez tôt pour comparer des offres sans être pressé.
• Comparatif des devis fournisseurs Calculateurs et simulateurs Comparatif des devis fournisseurs Les offres de loueurs et de garages se comparent ligne à ligne, sur les mêmes critères.
• Validation des factures fournisseurs Demandes et validations Validation des factures fournisseurs Chaque facture de loyer ou de carburant est rattachée au bon véhicule avant d’aller à la comptabilité.
• Calcul du bilan carbone Calculateurs et simulateurs Calcul du bilan carbone Les kilomètres et les carburants de la flotte alimentent le bilan carbone de l’entreprise.

• Les conducteursÉditeurIls réservent un véhicule de service, font la check-list et signalent un défaut avec une photo.
• Les garages et les loueursÉditeurInvités par e-mail, ils confirment un rendez-vous et déposent leurs devis, sans que vous les appeliez.
• La comptabilitéLecteurElle consulte le coût par véhicule et par service et récupère l’export du mois.
• Les ressources humainesLecteurElles retrouvent le conducteur d’un véhicule à une date donnée pour traiter un avis de contravention.

Si vous quittez le poste, la propriété de l’outil passe à votre successeur en deux clics : les contrats, les échéances et l’historique de chaque véhicule restent en place.

• Services générauxSalles, visiteurs, flotte, interventions, vérifications obligatoires : vos services généraux répondent à tout le bureau avec des outils créés avec l’IA.
• Responsables des services générauxUn logiciel services généraux à votre mesure : vérifications obligatoires, contrats, pannes, énergie, créé avec l’IA et partagé grâce à Genipy.
• Office managersSalles, fournitures, badges, prestataires, courrier : les outils que les office managers créent avec l’IA et partagent avec leurs collègues grâce à Genipy.
• Responsables d’exploitationPlannings, interventions, astreintes, entretien, heures : les outils que les responsables d’exploitation créent avec l’IA et partagent grâce à Genipy.
• Responsables logistiqueExpéditions, tournées, quais, litiges transport, importations : les outils que les responsables logistique créent avec l’IA et partagent grâce à Genipy.

Genipy pour…

Collectivités territorialesTransformer un Excel en application