La gestion de flotte automobile dans un registre vivant, avec des rappels d’échéance

En bref

• Tous les véhicules du parc sont réunis dans un registre que chacun consulte.
• Les entretiens, contrôles techniques et fins de contrat sont rappelés par e-mail à temps.
• Les amendes sont rattachées au bon conducteur et la comptabilité suit les coûts.

Le problème aujourd’hui

Le parc vit dans un tableau Excel complété à la main, des courriels de loueurs et des dossiers papier dans un tiroir. Personne ne sait vraiment quand tombe le prochain contrôle technique, quel véhicule arrive en fin de contrat, ni qui conduisait la camionnette le jour de l’excès de vitesse.

Quand l’avis de contravention arrive, il faut retrouver le conducteur, faire la désignation dans le délai indiqué sur l’avis, puis prévenir la comptabilité. Les logiciels de gestion de flotte du marché sont souvent pensés pour de grands parcs : pour quelques dizaines de véhicules, ils font bien plus que nécessaire, avec des écrans dont vous n’avez pas besoin.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Immatriculation
• Modèle et énergie
• Conducteur actuel
• Contrat de location ou achat
• Date de fin de contrat
• Dernier et prochain entretien
• Date du contrôle technique
• Kilométrage relevé
• Amendes et dates de désignation

Qui l’utilise

• Le responsable du parcIl tient les fiches à jour, reçoit les rappels d’échéance et organise les passages au garage.
• Les conducteursIls voient leur véhicule, déclarent le kilométrage et signalent un problème ou un accident avec une photo.
• La comptabilitéElle suit les loyers, le carburant et les amendes par véhicule et prépare les écritures du mois.
• Les services générauxIls préparent les renouvellements de contrats et comparent les offres des loueurs avec les chiffres du parc.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de gestion de notre flotte de 35 véhicules, utilitaires et voitures de fonction, pour nos équipes de transport. Chaque véhicule a une fiche : immatriculation, modèle, énergie, date de mise en circulation, contrat de location (loueur, loyer, kilométrage prévu, date de fin), assurance, carte carburant, documents joints. Associez un conducteur à chaque véhicule avec un historique. Enregistrez les entretiens, les contrôles techniques et les relevés de kilométrage envoyés par les conducteurs depuis leur téléphone. Envoyez un e-mail au responsable du parc 60, 30 puis 7 jours avant chaque échéance. Pour les amendes, retrouve le conducteur à la date de l’infraction et rappelle la date limite de désignation. Ajoutez un tableau des coûts par véhicule et par mois, avec un export pour la comptabilité.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Sheets
• Google Agenda