Le suivi des importations de l’usine à l’entrepôt, conteneur après conteneur

En bref

• Chaque commande import est suivie étape par étape, de la sortie d’usine à l’entrée en stock.
• Les frais d’approche s’additionnent par conteneur pour connaître le vrai coût de chaque article.
• Les équipes sont prévenues des retards et des arrivées prochaines par e-mail.

Le problème aujourd’hui

Quand on importe d’Asie ou de Turquie, l’information circule par e-mails du transitaire, fichiers de packing list et messages du fournisseur. L’acheteur tient un tableau Excel, l’entrepôt demande « il arrive quand ? » et la comptabilité attend les factures de port, de douane et de transport pour calculer ses coûts.

Un bateau en retard se découvre trop tard, les frais de surestaries tombent sans prévenir et le prix de revient reste une estimation. Un grand logiciel de gestion des approvisionnements couvre ce besoin, mais il est lourd à paramétrer pour quelques dizaines de conteneurs par an.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Fournisseur et pays d’origine
• Numéro de conteneur
• Transitaire
• Incoterm
• Date de départ prévue et réelle
• Date d’arrivée au port
• Date de dédouanement
• Frais d’approche par poste
• Date d’entrée en stock
• Statut

Qui l’utilise

• Les acheteursIls créent les commandes import, suivent les dates annoncées par les fournisseurs et préviennent en cas de retard.
• L’entrepôtIl consulte le calendrier des arrivées, prépare la réception et déclare l’entrée en stock.
• La comptabilitéElle rattache les factures de transit et de douane à chaque conteneur et obtient le coût complet.
• Les commerciauxIls voient quand les références attendues seront disponibles pour répondre aux clients.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de suivi des importations pour notre société de distribution qui reçoit environ 6 conteneurs par mois, avec 3 acheteurs, 4 personnes à l’entrepôt et 2 à la comptabilité. Chaque conteneur a une fiche : fournisseur, numéro de conteneur, transitaire, incoterm, articles et quantités, dates prévues et réelles pour chaque étape (usine, embarquement, port, douane, entrepôt). Permettez de joindre la facture, la packing list et le connaissement et lisez-les avec l’IA pour pré-remplir la fiche. Envoyez un e-mail à l’acheteur et à l’entrepôt si la date d’arrivée change ou si le conteneur dépasse 5 jours au port. La comptabilité saisit les frais d’approche par poste et l’outil les répartit sur les articles pour calculer le coût de revient. Ajoutez un calendrier des arrivées et un export vers un tableur.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Sheets