Le suivi des visites médicales avec des relances avant chaque date limite

En bref

• La date de la prochaine visite de chaque salarié est connue, avec son statut et son échéance.
• Les relances partent par e-mail vers les RH, le manager et le salarié avant la date limite.
• Seules les dates et les avis utiles à l’organisation sont enregistrés, jamais le détail médical.

Le problème aujourd’hui

Dans un atelier, sur un chantier ou dans un entrepôt, les visites auprès du service de prévention et de santé au travail se comptent par dizaines. Les RH tiennent un fichier avec les dates, mais les convocations arrivent par courrier, par e-mail ou par un appel du médecin, et le fichier prend du retard. Les managers découvrent qu’un salarié n’est plus à jour quand on le leur reproche.

Entre les postes à suivi renforcé, les visites de reprise après un arrêt, les nouveaux embauchés et les intérimaires, les échéances ne suivent pas toutes la même règle. Un logiciel de paie ne les relance pas et un tableur partagé n’a de valeur que le jour où l’on pense à l’ouvrir.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Salarié et poste
• Site et service
• Type de suivi
• Date de la dernière visite
• Attestation de suivi ou avis d’aptitude
• Prochaine échéance
• Date du rendez-vous pris
• Motif de la visite
• Manager à prévenir

Qui l’utilise

• Les RHElles tiennent les fiches, planifient les rendez-vous avec le service de santé au travail et suivent les relances.
• Les managersIls voient les échéances de leur équipe et libèrent les salariés le jour du rendez-vous.
• Le responsable sécuritéIl suit les postes à suivi renforcé et vérifie que personne n’est affecté à un poste à risque sans visite à jour.
• Les salariésIls reçoivent leurs convocations et retrouvent la date de leur prochain rendez-vous sur leur téléphone.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de suivi des visites médicales pour notre entreprise de chantier et de production de 180 salariés, avec des CDI, des CDD et des intérimaires. Pour chaque salarié : poste, site, type de suivi (simple, adapté, renforcé), motif de la visite (embauche, périodique, reprise, à la demande), date de la dernière visite, attestation de suivi ou avis d’aptitude remis à l’employeur, sans aucun détail médical, prochaine échéance et date du rendez-vous pris. Calculez l’échéance selon le type de suivi que je paramètre. Envoyez des relances par e-mail au salarié, à son manager et aux RH trois mois, un mois et une semaine avant la date, puis chaque semaine tant qu’aucun rendez-vous n’est noté. Rappelez d’organiser la visite de reprise à l’issue d’un arrêt long. Les managers ne voient que leur équipe. Ajoutez un tableau des retards par site, un export et un état mensuel pour le CSE sans nom de personne.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Google Agenda
• Gmail
• Google Sheets