La fiche client unique, pour répondre sans ouvrir cinq logiciels

En bref

• Une seule page réunit tout l’historique d’un client, quelle que soit son origine.
• Le conseiller répond au téléphone avec les bonnes informations sous les yeux.
• Avant d’appeler leur client, les commerciaux voient les réclamations encore ouvertes.

Le problème aujourd’hui

Un client appelle pour une facture. Le conseiller ouvre le logiciel de facturation, puis celui des commandes, puis la boîte e-mail pour retrouver le dernier échange, puis le fichier des retours. Au bout de cinq onglets, le client a raccroché ou répété son histoire trois fois. Et le commercial qui le rappelle le lendemain ignore qu’une réclamation est restée sans réponse.

Chaque service possède son bout d’information, rarement à jour chez les autres. Un outil de relation client complet peut tout rassembler, mais il demande des mois de mise en place, des licences par poste et des habitudes que les équipes n’adoptent pas toujours. Il manque souvent juste une page claire, que tout le monde consulte.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Nom et société
• Coordonnées et contact principal
• Commandes et statuts
• Factures et règlements
• Réclamations ouvertes
• Retours en cours
• Notes d’échanges
• Commercial référent

Qui l’utilise

• Les conseillers du service clientIls retrouvent un client en une recherche et répondent avec tout l’historique sous les yeux.
• Les commerciauxIls consultent la fiche avant un appel ou un rendez-vous et savent si un sujet sensible est en cours.
• La comptabilité clientsElle voit les factures impayées par client et ajoute une note quand une relance a été faite.
• Le responsable de la relation clientIl suit les comptes sensibles et repère les clients qui cumulent réclamations et retours.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez une fiche client unique pour nos équipes service client (10 personnes) et commerciales (6 personnes). Une barre de recherche retrouve un client par nom, société, téléphone, e-mail ou numéro de commande. La fiche affiche les coordonnées, le commercial référent, les commandes avec leur statut, les factures et leur règlement, les réclamations ouvertes, les retours en cours, puis la chronologie de tous les échanges. Tout membre de l’équipe peut ajouter une note datée, avec son nom. En haut de la fiche, l’IA rédige un résumé de trois lignes de la situation du client. Importez les données depuis notre fichier de clients et nos factures et rafraîchissez-les chaque nuit. Prévenez le commercial référent par e-mail quand une réclamation reste ouverte plus de 5 jours ou qu’une facture dépasse 30 jours de retard. Ajoutez une liste des clients à surveiller.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Salesforce
• HubSpot
• Google Sheets