Cas d’usage · Demandes et validations
L’ouverture de compte client avec les vérifications de la finance, dans un seul circuit
Le commercial demande l’ouverture, la finance vérifie le Kbis, la solvabilité et l’encours, puis valide les conditions de paiement. Votre IA construit ce circuit, Genipy le vérifie et le partage entre ventes et comptabilité.
En bref
- Le commercial remplit une seule demande, avec le Kbis et les pièces du nouveau client.
- La finance contrôle, fixe l’encours autorisé et valide les conditions de paiement.
- Le compte n’est ouvert qu’une fois toutes les étapes passées et chacun voit où en est la demande.
Le problème aujourd’hui
Pour ouvrir un compte à crédit, le commercial envoie un e-mail à la comptabilité avec un Kbis en pièce jointe, parfois un coup de fil en plus. La finance cherche l’information manquante, réclame un RIB, vérifie à part la situation du client, puis répond par un autre e-mail que personne ne retrouve au moment de la première commande.
Pendant ce temps, le client attend pour passer commande ou le commercial promet un paiement à 60 jours que la direction financière n’aurait jamais accepté. Chaque demande se traite différemment selon la personne présente. Et la fiche client finit dans le logiciel de gestion avec des champs incomplets.
Ce que fait l’outil
Une demande complète dès le départ
Le commercial renseigne raison sociale, SIRET, adresses, contacts et besoin estimé. Tant que les pièces demandées (Kbis, RIB, pièce d’identité du dirigeant) manquent, la demande ne peut pas partir.
Les contrôles de la finance
La comptabilité reçoit un dossier prêt à examiner : pièces, informations, historique éventuel. Elle coche chaque vérification faite et consigne le résultat de son analyse de solvabilité.
L’encours et les conditions décidés
La finance fixe le plafond d’encours et les conditions de paiement (comptant, 30 jours, 45 jours fin de mois), dans les limites de délai prévues par le Code de commerce. Au-delà d’un montant, le directeur financier valide à son tour.
Une relance dès qu’une pièce manque
Une pièce manque, une demande dort depuis trois jours : l’outil relance le commercial ou la finance par e-mail. Le client n’attend plus sans que personne ne le sache.
La décision envoyée à tous
Une fois validé, le commercial reçoit l’accord, avec les conditions retenues. L’administration des ventes est prévenue pour créer le compte et peut ouvrir les commandes.
Un dossier conservé et daté
Chaque demande garde ses pièces, ses validations et leurs dates. Quand le client demande une révision de son plafond un an plus tard, tout l’historique est sous les yeux.
Les informations suivies
- Raison sociale et SIRET
- Commercial demandeur
- Contacts et adresses
- Kbis et RIB joints
- Encours demandé
- Résultat de l’analyse de solvabilité
- Encours autorisé
- Conditions de paiement
- Décideur et date de validation
- Statut de la demande
Qui l’utilise
- Les commerciauxIls déposent la demande avec les pièces et suivent son avancement sans relancer la comptabilité.
- La comptabilité clientsElle vérifie les pièces, évalue le risque, fixe l’encours et propose les conditions de paiement.
- Le directeur financierIl valide les ouvertures à fort encours ou à conditions dérogatoires.
- L’administration des ventesElle crée le compte dans le logiciel de gestion une fois la demande validée.
Le prompt pour créer l’outil
Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.
Créez un outil de demande d’ouverture de compte client pour notre entreprise de distribution de 120 personnes. Le commercial saisit la raison sociale, le SIRET, l’adresse de facturation, les contacts, le chiffre d’affaires annuel estimé, l’encours souhaité et joint le Kbis de moins de trois mois et le RIB. La demande ne peut pas être envoyée si une pièce manque. La comptabilité clients la reçoit, coche ses vérifications, note le résultat de l’analyse de solvabilité, fixe l’encours autorisé et les conditions de paiement (comptant, 30 jours, 45 jours fin de mois). Au-delà de 30 000 euros d’encours, le directeur financier doit valider. Prévoyez des relances par e-mail après trois jours sans action, l’envoi de la décision au commercial et à l’administration des ventes et un historique complet de chaque demande. Le commercial ne voit que ses demandes.
Le mettre en place avec Genipy
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Décrivez l’outil à l’IA
Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.
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Genipy le vérifie et le met en ligne
À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.
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Partagez-le comme un Google Doc
Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.
Les logiciels qu’il relie
L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.
Gmail
SlackCréez cet outil avec nous, en démo
En 30 minutes, partez du vrai besoin de votre équipe : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec les bonnes personnes.
