La photothèque d’entreprise où chacun retrouve le bon visuel, avec ses droits

En bref

• Tous les visuels de la marque sont rangés au même endroit, avec des étiquettes pour les retrouver.
• Chaque fichier indique ses droits d’utilisation et sa date d’expiration éventuelle.
• Les collaborateurs téléchargent seuls le bon visuel, sans écrire à la communication.

Le problème aujourd’hui

Les logos sont dans un dossier partagé, les photos du dernier salon dans la messagerie du photographe, les vidéos sur le disque d’un collègue parti. Quand un commercial cherche un visuel, il écrit à la communication, qui renvoie un fichier, parfois l’ancien logo ou une photo dont la licence a expiré.

Personne ne sait si la photo d’équipe peut encore servir, ni qui a donné son accord pour que son visage apparaisse dans une brochure. Une banque d’images du commerce ne connaît pas vos accords et vos échéances et demande d’y téléverser des fichiers que l’on préfère garder chez soi.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Nom du fichier
• Type (logo, photo, vidéo)
• Album ou événement
• Étiquettes
• Auteur ou photographe
• Licence et usages autorisés
• Date d’expiration des droits
• Personnes identifiables et autorisation
• Visible par

Qui l’utilise

• L’équipe communicationElle ajoute les fichiers, renseigne les droits, retire ce qui expire et garde la photothèque à jour.
• Les commerciauxIls téléchargent logos, visuels et vidéos prêts à l’emploi pour leurs propositions et leurs présentations.
• Les équipes locales et les partenaires invitésIls retrouvent les visuels autorisés pour une affiche ou un article, sans solliciter le siège.
• Les graphistesIls récupèrent les fichiers d’origine en haute définition et connaissent les droits avant de les utiliser.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez une photothèque d’entreprise pour notre société de 300 personnes. L’équipe communication ajoute des fichiers (logos, photos, vidéos), avec un titre, un album, des étiquettes, l’auteur, la licence, les usages autorisés (interne, web, impression), la date d’expiration des droits et, pour les photos de personnes, la mention de leur accord. Proposez des étiquettes automatiques à partir du contenu de l’image. Ajoutez une recherche par mot, par album et par type, avec de grands aperçus. Tout le monde peut télécharger les fichiers approuvés ; les fichiers marqués « réservé » ne sont visibles que par la communication. Envoyez à la communication un e-mail 30 jours avant l’expiration d’un droit, puis retirez le fichier du téléchargement à la date prévue. Gardez la trace des téléchargements.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

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