Responsables HSE : du terrain au document unique, tout au même endroit

1. Lundi, 8 h

   Les visites sécurité du mois à rassembler

   Chaque manager a rempli sa grille à sa manière, certains sur papier, d’autres par e-mail et aucune vue d’ensemble par site.

   L’outilVisites sécurité terrain

2. Mardi

   Un accident à déclarer dans les temps

   Le salarié est soigné, le manager raconte l’événement au téléphone ; il faut réunir les circonstances et les photos avant la déclaration.

   L’outilDéclaration des accidents du travail

3. Mercredi

   Un prestataire soude en zone à risque

   Il faut un permis de feu signé avant le début des travaux, une surveillance après et personne ne retrouve le dernier exemplaire.

   L’outilPermis de feu

4. Jeudi

   Des habilitations qui expirent

   Électriques, CACES, secourisme : trois fichiers, dont un oublié, et un recyclage à placer avant la date limite.

   L’outilSuivi des habilitations et CACES

5. Vendredi

   Le renouvellement des équipements de protection

   Une paire de gants à remplacer, une taille à recommander : sans suivi, chacun demande à quelqu’un d’autre.

   L’outilDotation des EPI

6. Chaque fin d’année

   La mise à jour du document unique

   Chaque unité de travail à relire avec son chef de service, des risques à recoter et l’ancienne version à conserver.

   L’outilDocument unique (DUERP)

• Le document unique sous Excel ou Word

  Très bien pourPoser une trame claire, par unité de travail, avec une cotation.

  Ça coinceQuand il faut relancer dix chefs de service pour la mise à jour et garder chaque version datée.

• Les grilles de visite sur papier

  Très bien pourCocher sur place, sans réseau.

  Ça coinceQuand il faut les ressaisir pour compter les visites et suivre les écarts par site.

• Le logiciel de paie ou le SIRH

  Très bien pourConnaître les salariés, leurs postes et leurs contrats.

  Ça coinceQuand il faut suivre un CACES, une dotation ou une habilitation, que le logiciel ne gère pas.

• Outlook et les tableaux affichés

  Très bien pourPrévenir les managers et afficher les consignes.

  Ça coinceQuand un permis ou un plan de prévention se perd entre trois boîtes de messagerie.

Genipy ne remplace pas votre SIRH ni vos obligations : il vous donne les outils de prévention qui manquent entre eux.

1. Lundi

   Il reçoit douze grilles de visite sous cinq formes différentes et passe sa matinée à les recopier pour le bilan du CSE.

2. Mardi matin

   Il copie le prompt ci-dessus dans Claude Code, remplace la grille par la sienne et ajoute une zone « quai de chargement ».

3. Mardi après-midi

   Il fait une visite d’essai sur son téléphone et demande deux changements en français : une photo obligatoire pour chaque écart et un rappel le 20.

4. Mercredi

   Genipy vérifie l’outil, le met en ligne et il invite les managers par e-mail. Ils se connectent avec le lien reçu et font leur première visite dans la semaine.

5. Un trimestre plus tard

   Il ajoute une page pour les permis de feu ; si elle gêne les visites, il remet l’ancienne version en un clic.

• Document unique (DUERP) Fichiers et registres Document unique (DUERP) Chaque chef de service relit son unité et chaque version du document est datée et conservée.
• Déclaration des accidents du travail Suivi de dossiers Déclaration des accidents du travail L’accident est déclaré avec photos depuis le terrain ; le délai et les causes sont suivis.
• Visites sécurité terrain Contrôles et checklists Visites sécurité terrain Les visites par site, les écarts et les bonnes pratiques sans ressaisie.
• Permis de feu Demandes et validations Permis de feu Demande, validation et surveillance après travaux, tracées avant chaque intervention.
• Plans de prévention Documents et automatisations Plans de prévention Risques partagés avec l’entreprise extérieure, signature en ligne et habilitations vérifiées.
• Suivi des habilitations et CACES Fichiers et registres Suivi des habilitations et CACES Vous êtes prévenu avant chaque expiration et le recyclage est lancé à temps.
• Vérifications périodiques obligatoires Contrôles et checklists Vérifications périodiques obligatoires Extincteurs, électricité, ascenseurs : chaque vérification est planifiée et ses observations levées.
• Tableau de bord sécurité Tableaux de bord Tableau de bord sécurité Jours sans accident, écarts et actions en retard par site, pour le CSE et la direction.

• Les managers de terrainÉditeurIls font leurs visites, déclarent les écarts et renseignent les actions dont ils sont responsables.
• Les ressources humainesÉditeurElles complètent les dates d’habilitation et déclarent avec vous les accidents du travail.
• Le CSE et la directionLecteurIls consultent le bilan des visites, des écarts et des actions, sans pouvoir modifier l’outil.
• Les entreprises extérieuresLecteurElles consultent le plan de prévention établi avec vous et les consignes du site avant leur arrivée, sans accès au reste de l’outil.

Le jour où un autre préventeur reprend le site, vous lui confiez la propriété de l’outil, avec tout son historique.

• Qualité et sécuritéNon-conformités, document unique, visites terrain, permis de feu : les outils qualité et sécurité que vos équipes remplissent sur place, créés avec l’IA.
• Responsables qualitéÉcarts, réclamations, audits internes, procédures : les outils que les responsables qualité créent avec l’IA et partagent avec l’atelier grâce à Genipy.
• Responsables RSEUn tableau de bord RSE alimenté par vos sites : énergie, déchets, carbone, fournisseurs, social. L’outil que les responsables RSE créent avec l’IA et Genipy.
• Responsables RHEntretiens, congés, arrivées, attestations, absentéisme : les outils que les responsables RH créent avec l’IA et partagent avec les managers grâce à Genipy.
• Conducteurs de travauxRapports de chantier, sous-traitants, situations, réserves : les outils de conducteur de travaux créés avec l’IA et partagés avec vos équipes grâce à Genipy.