Cas d’usage · Demandes et validations
La prise de commande terrain faite chez le client, sans ressaisie au bureau
Le représentant saisit la commande devant le client, voit les stocks et les tarifs, recueille la signature. Vous décrivez votre façon de vendre à votre IA et Genipy met l’outil en ligne pour tous vos représentants.
En bref
- Le représentant monte la commande sur son téléphone, avec les tarifs et les stocks du moment.
- Le client signe sur l’écran et reçoit son bon de commande par e-mail.
- L’administration des ventes reçoit la commande finie, sans rien retaper.
Le problème aujourd’hui
Chez beaucoup de fournisseurs, le représentant note la commande sur un bon papier, une photo envoyée par WhatsApp ou un e-mail griffonné dans la voiture. Le soir, l’administration des ventes déchiffre l’écriture, rappelle pour confirmer une référence et retape tout dans le logiciel de gestion.
Les erreurs s’invitent : une remise oubliée, un article en rupture promis pour demain, un tarif de l’an dernier. Le client reçoit une confirmation tardive, parfois fausse. Un module de commande mobile fourni avec une grosse suite de gestion est souvent trop lourd à installer et à paramétrer pour dix représentants.
Ce que fait l’outil
Catalogue et tarifs à jour
Le représentant cherche un article par nom ou référence et voit le tarif du client, ses remises habituelles et les conditionnements. Plus de catalogue papier périmé dans la boîte à gants.
Stocks visibles avant de promettre
La disponibilité de chaque article s’affiche pendant la saisie. Si un produit manque, l’outil propose une date de réapprovisionnement ou un article de remplacement avant de valider avec le client.
Signature sur l’écran
Le client relit le récapitulatif et signe du doigt. Un bon de commande aux couleurs de l’entreprise lui est envoyé par e-mail dans la minute, avec les conditions de vente.
Remises sous contrôle
Au-delà d’un seuil de remise défini par la direction commerciale, la commande part en validation chez le responsable, qui donne son accord sans attendre le retour au bureau. Le représentant est prévenu aussitôt.
Transmission directe aux ventes
La commande validée arrive chez l’administration des ventes dans un format propre, prête à être saisie ou importée. Le circuit de validation évite les appels de vérification du soir.
Le suivi des commandes du représentant
Chaque représentant retrouve ses commandes du mois, leur état (en préparation, expédiée, facturée) et peut rassurer un client qui l’appelle sans attendre une réponse du bureau.
Les informations suivies
- Représentant
- Client et adresse de livraison
- Articles et références
- Quantités et conditionnements
- Tarif et remise appliquée
- Disponibilité du stock
- Date de livraison souhaitée
- Signature du client
- État de la commande
Qui l’utilise
- Les représentantsIls prennent la commande chez le client, vérifient stocks et tarifs, font signer et suivent l’avancement de leurs commandes.
- L’administration des ventesElle reçoit les commandes complètes, traite les cas particuliers et confirme les délais au client.
- Le responsable commercialIl valide les remises exceptionnelles et suit le volume de commandes par représentant.
- Les achats et la logistiqueIls voient les articles les plus commandés et anticipent réapprovisionnement et préparation.
Le prompt pour créer l’outil
Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.
Créez un outil de prise de commande sur téléphone pour nos 10 représentants, qui vendent des produits à des magasins et des professionnels. Le représentant choisit le client dans sa liste, ajoute des articles par recherche sur la référence ou le nom, indique la quantité et voit le tarif propre à ce client ainsi que la disponibilité en stock, importés d’un fichier que l’administration des ventes met à jour chaque matin. Si la remise dépasse 10 %, la commande attend la validation du responsable commercial, qui répond depuis son téléphone. Le client signe sur l’écran et reçoit son bon de commande en PDF par e-mail. La commande validée est transmise à l’administration des ventes, avec un export au format tableur. Chaque représentant ne voit que ses clients et ses commandes ; l’administration voit tout.
Le mettre en place avec Genipy
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Décrivez l’outil à l’IA
Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.
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Genipy le vérifie et le met en ligne
À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.
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Partagez-le comme un Google Doc
Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.
Les logiciels qu’il relie
L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.
Google Sheets
Gmail
SlackCréez cet outil avec nous, en démo
En 30 minutes, partez du vrai besoin de votre équipe : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec les bonnes personnes.
