Le tri des e-mails clients par l’IA, pour que chaque message arrive chez le bon conseiller

En bref

• Chaque e-mail reçu est classé par motif et par niveau d’urgence, sans intervention.
• Les clients mécontents et les messages sensibles remontent en tête de liste.
• Le message part chez le conseiller du bon sujet, avec un résumé de deux lignes.

Le problème aujourd’hui

L’adresse contact@ reçoit tout : une question sur une facture, une réclamation, une demande de rendez-vous, une publicité, un client en colère. Quelqu’un les ouvre un par un le matin, les transfère à la main et oublie parfois qu’un collègue l’a déjà fait. Pendant ce temps, un message urgent attend en bas de la boîte.

Les boîtes partagées classiques savent ranger par dossier, mais pas lire. Elles ne devinent pas qu’un client menace de résilier, qu’un compteur ne fonctionne plus ou qu’une commande n’est jamais arrivée. Le tri reste un travail humain, répétitif, que personne ne veut vraiment faire, et il retarde la première réponse.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Expéditeur
• Date de réception
• Motif détecté
• Niveau d’urgence
• Ton du message
• Résumé en deux lignes
• Conseiller attribué
• Statut du traitement

Qui l’utilise

• Les conseillersIls reçoivent seulement les messages de leur domaine, déjà résumés et classés par urgence.
• Le responsable de l’équipeIl voit les messages sensibles, corrige un classement et suit le délai de première réponse.
• L’équipe des opérationsElle repère les motifs qui grimpent d’un coup, comme une panne ou un retard de livraison, et prévient les équipes concernées.
• La direction du serviceElle suit les volumes par motif pour dimensionner les équipes et préparer les périodes chargées.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil qui trie les e-mails reçus sur l’adresse de contact de notre entreprise, environ 300 messages par jour, 15 conseillers. Pour chaque e-mail, l’IA doit déterminer le motif parmi une liste que je peux modifier (facture, livraison, panne, résiliation, changement de coordonnées, autre), le niveau d’urgence (normal, prioritaire, critique), le ton (neutre, mécontent, très mécontent) et rédiger un résumé de deux lignes. Les publicités sont mises de côté. Attribuez chaque message à l’équipe du motif, puis au conseiller le moins chargé. Regroupez les messages d’un même client sur un même sujet. Prévenez la responsable par e-mail dès qu’un message est critique ou très mécontent. Un conseiller peut corriger le classement en un clic. Ajoutez une page de suivi avec les volumes par motif et les messages sans réponse depuis plus de 24 heures.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Slack
• Anthropic