3Pour les administrations
L’IA dans le secteur public : des outils créés par vos agents, dans un cadre vérifié
Registre du courrier, inventaire, prêt de matériel, suivi budgétaire : vos agents décrivent l’outil à votre IA, sans commander de développement. Genipy contrôle chaque publication, puis l’ouvre au service avec des droits clairs.
01En bref
Comment utiliser l’IA dans le secteur public ?
Dans le secteur public, l’IA sert surtout à trois choses : aider les agents à rédiger ou à résumer, retrouver une information dans des textes et créer de petits outils internes pour un service. Elle s’utilise dans un cadre écrit : usages permis, données qui ne sortent pas, relecture par un agent, qui garde la décision.
- Listez les usages permis et les données interdites avant d’ouvrir quoi que ce soit.
- Commencez par un service volontaire et un besoin précis, comme le courrier ou le prêt de matériel.
- Gardez toujours un agent qui valide ce que l’IA propose.
- Désignez un responsable pour chaque outil et prévoyez qui le reprend.
- Formez les agents avec leurs propres dossiers, pas avec des exemples généraux.
02Votre situation
Dans une administration, les outils manquent entre deux applications nationales
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Une application ministérielle qui ne couvre pas votre service
L’outil national fait l’essentiel. Le suivi du courrier, le prêt de salles ou l’inventaire du mobilier vivent dans des tableurs à côté.
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Un achat public pour chaque petit besoin
Faire réaliser un registre par un prestataire, c’est écrire le besoin, choisir le prestataire, signer un bon de commande, puis attendre la livraison. Pour un outil qui sert à dix agents, l’effort décourage.
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Des agents qui testent l’IA chacun de leur côté
Faute d’outil prévu, certains collent des extraits de dossiers dans un assistant grand public. La direction ne sait ni qui le fait ni avec quelles données.
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Des fichiers qui suivent la mutation de leur auteur
Quand l’agent qui tenait le tableur change de poste, le service hérite d’un fichier que plus personne ne comprend.
Quels usages de l’IA dans l’administration ?
Les usages se rangent en trois familles. D’abord l’aide à la rédaction : résumer un courrier long, reformuler une réponse, préparer un compte rendu. Ensuite la recherche dans des textes : retrouver une consigne dans un règlement ou une note. Enfin la création de petits outils internes : un registre, un inventaire, un suivi de demandes, que l’IA écrit à partir d’une description en français.
L’État a aussi conçu ses propres outils. Albert, présenté en 2024 et développé par la DINUM, la direction interministérielle du numérique, est une IA réservée aux agents : elle aide à répondre aux usagers et à chercher une information réglementaire. Un tel assistant répond et rédige ; il ne tient pas le registre du courrier de votre service ni le suivi des prêts de matériel. Les deux besoins se complètent.
Quel cadre pour l’IA dans le service public ?
Un cadre solide tient en une page. Il dit quels usages sont permis, quelles informations ne sortent jamais du service, qui valide les résultats et à qui s’adresser en cas de doute. Il s’appuie sur les règles que vous appliquez déjà : protection des données personnelles, secret professionnel, égalité de traitement des usagers, motivation des décisions.
Deux points demandent de la vigilance. D’abord, gardez un agent derrière chaque décision qui touche un usager. Si un algorithme a servi à la prendre, l’administration doit le dire à l’intéressé et, à sa demande, lui expliquer comment le traitement fonctionne : c’est l’article L311-3-1 du CRPA, le code qui régit les relations avec les usagers. Ensuite, les données d’un dossier ne quittent pas le périmètre prévu : vérifiez l’hébergement et les conditions de traitement avant l’ouverture, avec le délégué à la protection des données et le responsable de la sécurité.
Comment former les agents publics à l’IA ?
Une formation générale sur le fonctionnement de l’IA aide peu si l’agent ne sait pas quoi en faire le lundi suivant. Partez de ses tâches : une séance autour du courrier, une autre autour du suivi budgétaire, avec des documents fictifs qui ressemblent aux vrais.
Prévoyez trois temps. Le cadre : ce qui est permis et ce qui ne l’est pas. La pratique : écrire une demande claire, relire, corriger. Le suivi : un référent dans le service, à qui on montre ses essais et qui remonte les bonnes idées à la direction.
Comment choisir le premier outil à créer ?
Choisissez un besoin sans donnée sensible sur des usagers, utilisé chaque semaine par une équipe de dix à trente personnes. Le prêt de matériel, l’inventaire du mobilier, le registre du courrier ou le suivi budgétaire par service répondent à ces critères.
Écartez au départ deux catégories. Un outil qui décide à la place d’un agent, comme l’attribution d’une aide, se prépare plus tard avec la direction juridique. Et les données de santé, dans un hôpital ou un service médical, obéissent à des règles d’hébergement propres, fixées par le code de la santé publique : ce n’est pas le terrain d’un premier essai.
03Avec Genipy
Avec Genipy, vos agents créent l’outil, la direction garde la main
-
L’agent décrit, l’IA crée
Un agent explique son besoin à votre IA, règles du service comprises. L’IA écrit l’outil ; l’agent l’essaie, puis réclame ses retouches en français.
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Genipy vérifie à chaque publication
Tests, contrôle des accès, passage dans un vrai navigateur : l’outil est contrôlé avant que les collègues l’ouvrent, à chaque nouvelle version.
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Il se partage comme un Google Doc
Lecteur, Éditeur ou Propriétaire : chaque agent invité se connecte par e-mail ou par OAuth (Google, Microsoft, etc.). Une version est gardée à chaque publication.
04Le comparatif
Application ministérielle, tableur ou outil créé avec l’IA ?
| Critère | Application ministérielle ou progiciel | Tableurs des agents | L’IA et Genipy |
|---|---|---|---|
| Adaptation au besoin du service | Fidèle au besoin national, peu aux cas locaux | Totale, ligne par ligne | Les règles du service sont dans le prompt |
| Délai pour un nouvel outil | Celui d’un marché et d’une recette | Immédiat | Le temps de décrire et de tester |
| Droits d’accès | Fins et administrés par la DSI | Ceux du dossier partagé | Lecteur, Éditeur, Propriétaire, sur invitation |
| Historique des modifications | Tracé par l’éditeur | Selon l’endroit où le fichier est rangé | Une version par publication, retour en un clic |
| Contrôle avant l’ouverture | Recette et homologation | Aucun | Tests, accès, navigateur réel, à chaque mise en ligne |
| Hébergement et exigences publiques | Défini par le marché | Celui du poste ou du serveur de fichiers | Les outils et leurs données sont hébergés en Europe sur Microsoft Azure. |
| Si l’agent change de poste | Rien ne change | Le fichier reste, ses formules deviennent obscures | Un autre Propriétaire reprend l’outil |
Les procédures réglementées restent dans les applications nationales ; les petits outils de service, eux, peuvent naître dans l’équipe. Nos comparatifs : Alternative à Excel, Alternative à Google Sheets.
05Exemples
Trois outils à créer cette semaine
Scénarios illustratifs : le début du prompt à donner à votre IA et qui ouvre l’outil une fois publié.
- Suivi de dossiers Registre du courrier Courrier entrant scanné, enregistré et distribué au bon destinataire, recommandés tracés et colis signalés : un registre du courrier créé avec l’IA.
Notre service reçoit une centaine de courriers par mois. Créez un registre où chaque courrier a un numéro, un expéditeur, un destinataire et une date, avec les recommandés signalés, et qui rappelle au secrétariat les courriers non distribués après deux jours.
Qui y a accèsLe secrétariat en Éditeur, les chefs de bureau en Lecteur, le secrétaire général en Propriétaire.
- Stocks et matériel Prêt de matériel Un logiciel de gestion du prêt de matériel sur mesure : vidéoprojecteurs, kakémonos, tables pliantes, vélos, qui a emprunté quoi, jusqu’à quand, avec relance.
Notre établissement compte 150 agents et prête vidéoprojecteurs, ordinateurs portables et salles. Créez le suivi : chaque prêt a un emprunteur et une date de retour et un e-mail de relance part quand le matériel tarde à revenir.
Qui y a accèsLes services généraux en Éditeur, les agents en Lecteur.
- Tableaux de bord Suivi budgétaire par service Un tableau de suivi budgétaire par service : budget, engagé, dépensé et écart pour chaque responsable, sans attendre le fichier du contrôle de gestion.
Créez un tableau de suivi budgétaire pour huit services : budget voté, engagé, dépensé et écart. Chaque chef de service ne voit que sa ligne ; la direction financière voit l’ensemble et reçoit une alerte quand un écart dépasse la règle que je te donne.
Qui y a accèsLa direction financière en Propriétaire, les chefs de service en Lecteur.
06Démarrer
Votre premier outil, dans votre service, en trois temps
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Choisissez un service pilote
Un besoin sans donnée sensible sur des usagers, une équipe volontaire : le courrier, le prêt de matériel ou l’inventaire.
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Écrivez les règles d’usage
Une page : ce qui est permis, ce qui ne sort pas du service, qui valide. La DSI et le DPO la relisent avant l’ouverture.
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Ouvrez à l’équipe
Après le contrôle de Genipy, vous invitez les agents avec leur rôle et vous nommez dès le début le futur Propriétaire.
07Pour votre DSI
La fiche à transmettre à votre DSI
Passez cette fiche à votre DSI, au RSSI et au DPO : ils y trouvent ce qui est contrôlé avant chaque mise en ligne et la façon dont les accès sont donnés.
- Genipy est l’espace où les équipes publient et partagent les outils internes qu’elles créent avec l’IA, à partir d’un prompt.
- À chaque publication, Genipy vérifie l’outil : tests, contrôle des accès et passage dans un vrai navigateur, avant que quiconque l’ouvre.
- Chaque outil est privé : seules les personnes invitées l’ouvrent, avec un rôle Lecteur, Éditeur ou Propriétaire.
- La connexion se fait par e-mail ou par OAuth (Google, Microsoft, etc.) : pas de mot de passe partagé.
- Chaque publication garde une version : la précédente se réactive en un clic, sans perdre les informations saisies.
- Chaque outil range ses informations à part : un outil n’ouvre pas les données d’un autre.
- Les outils et leurs données sont hébergés en Europe sur Microsoft Azure. Nos sous-traitants sont listés dans la politique de confidentialité. Le reste se détaille en démo.
08Pour aller plus loin
Les pages qui vont avec
Questions
Administrations et établissements publics : vos questions
Qui est derrière Genipy
Christopher LafayCofondateur et CTO · Code depuis ses 9 ans.LinkedIn
Alexandre ReynalCofondateur et CEO · Avait les idées mais pas les compétences techniques pour les réaliser.LinkedIn
Ils ont créé Genipy pour que vous concrétisiez vos idées en toute sécurité, sans écrire de code. Posez-leur toutes vos questions pendant une démo de 30 minutes.
Réserver une démo01Comment les agents publics peuvent-ils utiliser l’IA ?
Dans un cadre écrit : usages permis, données qui restent dans le service, résultats toujours relus par un agent. Ils peuvent s’aider d’un assistant pour rédiger et créer avec l’IA de petits outils internes pour leur service, que la direction suit comme n’importe quel autre outil.
02Faut-il une formation IA pour le secteur public ?
Une courte formation par métier suffit pour démarrer : le cadre, puis la pratique sur des documents fictifs proches de ceux du service. Elle compte moins que l’accompagnement qui suit, avec un référent à qui l’agent montre ses essais.
03Genipy remplace-t-il un assistant d’État comme Albert ?
Non, ce sont deux besoins distincts. Un assistant répond à des questions et aide à rédiger. Les outils créés avec l’IA et partagés par Genipy tiennent un registre, un inventaire ou un suivi, avec des droits et un historique, pour un service précis.
04Où sont hébergés les outils et leurs informations ?
Les outils et leurs données sont hébergés en Europe sur Microsoft Azure. Nos sous-traitants sont listés dans la politique de confidentialité. Le reste se détaille en démo. Côté accès, l’outil est privé : seuls les agents invités l’ouvrent et aucun autre outil ne peut ouvrir ses informations.
05Que dira notre DSI ou notre responsable de la sécurité ?
Il voudra savoir qui crée, qui contrôle et qui accède. Ici, l’outil naît dans l’équipe avec votre IA, il est testé à chaque publication et seuls les invités l’ouvrent. La fiche de cette page sert de base à la discussion.
06Que devient l’outil quand l’agent qui l’a lancé est muté ?
Il reste en ligne. Un collègue devient Propriétaire, comme pour un Google Doc, et le fait évoluer avec l’IA à son tour. Une retouche pose problème ? Chaque publication garde sa version et l’ancienne revient d’un clic.
Montrez-nous le fichier que votre service tient à la main.
Alexandre et Christopher, les fondateurs, vous consacrent 30 minutes de visio gratuite autour d’un fichier de votre service, pour voir comment l’IA en fait un outil que Genipy contrôle et partage.
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