Les litiges transport suivis dossier par dossier, du constat à l’indemnisation

En bref

• Chaque litige a son dossier : photos, bon de livraison, réserves et échanges avec le transporteur.
• Un rappel prévient avant la fin du délai pour confirmer les réserves ou réclamer.
• La comptabilité voit les indemnisations attendues et celles déjà reçues.

Le problème aujourd’hui

À la réception d’une palette éventrée, le magasinier prend une photo avec son téléphone, la glisse dans une conversation, puis l’affaire se perd entre trois boîtes e-mail. Personne ne sait qui a écrit au transporteur, ni si les réserves ont bien été confirmées dans le délai.

Résultat : des réclamations envoyées trop tard, des indemnisations jamais relancées et une comptabilité qui découvre des avoirs en attente au moment de la clôture. Un logiciel de gestion des transports fait bien plus que ce besoin et un tableau partagé ne rappelle jamais personne.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Transporteur et numéro de suivi
• Commande et client concernés
• Nature du litige
• Date de livraison
• Réserves émises
• Photos et pièces jointes
• Montant réclamé
• Montant indemnisé
• Date limite d’action
• Statut du dossier

Qui l’utilise

• Les magasiniersIls ouvrent le dossier à la réception, prennent les photos et notent les réserves sur le bon de livraison.
• Le service logistiqueIl suit les dossiers ouverts, rédige les réclamations et relance les transporteurs.
• La comptabilitéElle suit les indemnisations attendues, passe les avoirs et rapproche les paiements reçus.
• La direction logistiqueElle compare les transporteurs selon le nombre de litiges et le taux d’indemnisation obtenu.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de suivi des litiges transport pour notre entreprise de distribution, avec 4 personnes en logistique et 2 en comptabilité. Chaque litige est un dossier : transporteur, numéro de suivi, commande, client, type de problème (casse, manque, retard, vol), valeur de la marchandise, photos prises depuis un téléphone et bon de livraison joint. Calculez la date limite pour confirmer les réserves et celle pour agir, puis envoyez un rappel par e-mail avant chaque échéance. Préparez avec l’IA un courrier de réclamation à partir du dossier, que le responsable relit avant envoi. Suivez les relances et les statuts : ouvert, réclamé, accordé, refusé, indemnisé. Les magasiniers créent les dossiers, la logistique les gère, la comptabilité voit les montants. Ajoutez un tableau par transporteur et un export mensuel des indemnisations.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Sheets